6. Verslag van de Ondernemingsraad

In 2021 heeft de Ondernemingsraad (OR) 9 keer een regulier formeel overleg met de directeur-bestuurder gehad.
In oktober hebben we het jaarlijks overleg tussen de Ondernemingsraad en de RvC gehouden. Aangezien er dit jaar geen directe aanleiding is geweest voor een informeel gesprek (artikel 24 van de WOR) met de directeur-bestuurder, wordt dit overleg naar begin 2022 verplaatst.

Stapsgewijs pakt de OR per jaar een thema op, voor 2021 zijn wij gestart met het thema Vitaliteit. Een belangrijke conclusie die uit het medewerkers tevredenheidsonderzoek van 2020/2021 (MTO) naar voren kwam is dat veel collega’s te maken hebben met een verschil in energieniveau tussen het begin en einde van de werkdag.
Voor Sité en haar personeel is het belangrijk dat het werk met energie, met motivatie en met plezier kan worden gedaan. Samen met HRM pakken wij dit belangrijke thema op en willen wij bijdragen aan het bevorderen van de vitaliteit van medewerkers.
Dat doen wij op een laagdrempelige, concrete en praktische manier, waarbij de regie helemaal bij de medewerker ligt. Het doel is om de werknemer met kleine stappen in staat te stellen om gezonder, productiever en met meer plezier de huidige en toekomstige werkzaamheden te verrichten. Hiervoor hebben wij een openbare community op JoYn (de SharePoint-omgeving van Sité) opgericht met tips, apps en internetsites om samen interactief aan vitaliteit te gaan werken.

Sinds het vertrek van twee OR-leden zijn wij als OR actief geweest in het zoeken naar nieuwe leden voor ons team. Het werven van leden hebben wij laagdrempelig gemaakt in tijden van corona. Daarom hebben wij intern een oproep gedaan aan collega’s via verschillende platforms binnen de organisatie. Met de uiteindelijke benoeming van twee kandidaten die zich beschikbaar hadden gesteld hebben wij weer een mooie mix uit alle geledingen van de organisatie. Per 1 juli traden de nieuwe leden toe  als lid van de OR. Daarmee komt het totaal op 5 leden. 

De OR is door middel van een presentatie van de manager Bedrijfsvoering meegenomen in de vervolgstappen na de uitslag en resultaten van het in oktober 2020 gehouden MTO. 
Concluderend scoren we rond het gemiddelde van de sector. Op personeelsbeleid scoren we heel goed. Als aandachtspunten kwamen de thema’s vitaliteit en ongewenst gedrag naar voren.
De energiegap is herkenbaar maar ook zeker verklaarbaar voor de OR door de manier van werken als gevolg van corona. Het digitaal overleggen kost meer energie, dit zien we ook landelijk terug in de sector. De resultaten uit het MTO zijn kort na deze presentatie organisatiebreed op teamniveau gedeeld. Daarbij zijn met name de vitaliteitsonderwerpen en ongewenste omgangsvormen besproken. Binnen de teams zijn met de teamleiders verbeterpunten opgesteld. Voor de OR was het thema ongewenst gedrag zeer belangrijk. 
In samenspraak met de directie is besloten een aparte projectgroep ‘ongewenste omgangsvormen’ samen te stellen, waarin ook een OR-lid deelneemt. Dit heeft geresulteerd in het houden van workshops op een externe locatie workshops met als thema ‘Gewenste omgangsvormen’. Dit onder leiding van onze externe vertrouwenspersoon en  onze bedrijfsarts. Zo hopen we op samen de dialoog aan te gaan en ongewenst gedrag te signaleren en voortaan te voorkomen. De workshops waren in november 2021 gepland, maar zijn verplaatst naar 2022. Dit vanwege de coronamaatregelen en gezien het onderwerp niet digitaal te houden. 

De OR vindt het belangrijk dat er aandacht is voor de psychische belasting van medewerkers. Door corona kan er een bepaalde disbalans zijn ontstaan. Bijvoorbeeld doordat werk/privé door elkaar zijn gaan lopen. We werken deels op kantoor en deels thuis. 
In overleg met HRM hebben wij het ‘hybride werken’ verder besproken. Hieruit zijn adviezen gekomen hoe het personeel met plezier en met meer balans kan werken en bij wie een medewerker terecht kan wanneer er moeite is hierin balans te vinden.  

Hybride werken is niet meer weg te denken en is ook voor Sité prima mogelijk. Het is tevens onderwerp van gesprek in de onderhandeling over de CAO Woondiensten 2022. 

De OR heeft deelgenomen in de werkgroep voor de inrichting van ons kantoor in en na het coronatijdperk. Volledig op kantoor werken is voor de toekomst niet meer de norm. De OR is positief over de digitaliseringsslag die gemaakt is en hoe medewerkers thuis optimaal gefaciliteerd worden met twee beeldschermen en een surface-computer. Ook de inrichting van het kantoor met werkplekken voor surface gebruik en het voorzien van vergadersoftware in vergaderruimtes draagt hierin bij. 

De OR heeft ingestemd met de door HRM vastgestelde voorwaarden voor de thuiswerkvergoeding. Per 1 oktober 2021 wordt er een vergoeding beschikbaar gesteld.  
De tijdelijke thuiswerkvergoeding van € 50 is daarmee vervallen. Hiervoor komt per 1 oktober een thuiswerkvergoeding van € 2 per dag in de plaats.
Daarnaast kan elke medewerker tot een bedrag van € 500 benodigdheden declareren voor het inrichten van zijn of haar thuiswerkplek.

De OR heeft kennis genomen van de nieuwe koers, gepresenteerd door een  strategisch adviseur van Sité. Wij hebben daarbij waardevolle input meegegeven op de thema’s wijken en leefomgeving. Bij het bieden van maatwerk binnen onze organisatie moeten wij niet alleen focussen op uitwerkingen binnen basisregels, het vraagt om een basishouding van elke medewerker. Het thema vitale organisatie van de OR sluit overigens goed aan bij de nieuwe koers. 

In de CAO Woondiensten is opgenomen dat het voor de organisatie verplicht is om de twee jaar een Strategische personeelsplanning te maken. De voltallige OR is in aparte bijeenkomsten door de manager Bedrijfsvoering & Beheer en de externe trajectbegeleider bijgepraat over de manier waarop dit binnen Sité wordt uitgewerkt. Binnen de strategische personeelsplanning wordt het verschil in kaart gebracht tussen de gewenste toekomstige organisatie en het huidige medewerkersbestand. Het is een belangrijk instrument om de continuïteit van de organisatie met goed gekwalificeerde werknemers te garanderen. Als OR zullen wij met name toezien dat zowel bestaand personeel en nieuw aangetrokken personeel door de organisatie goed gefaciliteerd wordt om kennis en vaardigheden voor de nieuwe organisatie tot zich te nemen.

In oktober heeft de OR het jaarlijks overleg gehad met de RvC. Dit was het eerste overleg in deze samenstelling. Het was een goed overleg waarin met wij met elkaar kennis hebben gemaakt en actuele thema’s de revue hebben laten passeren. Het was ook het eerste overleg met de nieuwe voorzitter, de heer Edo de Jaeger, na het aftreden van voorzitter Mike Gries. De heer De Jaeger is sinds maart voorzitter van de Raad van Commissarissen na vier jaar lid van de RvC  bij Sité te zijn geweest. Eerder dit jaar heeft de OR ook in een persoonlijk gesprek kennis gemaakt met de nieuwe Commissaris Janarthanan Sundaram, hij maakte overigens geen onderdeel uit van dit jaarlijkse overleg.

In het overleg is het functioneren van de directeur-bestuurder opnieuw besproken. De OR werkt inmiddels circa drie jaar met de directeur-bestuurder. Wij hebben de bestuurder gecomplimenteerd voor de manier waarop zij een organisatie die volop in ontwikkeling is aanpakt. Zij ziet wat er nodig is in de organisatie en staat open voor maatwerk en ideeën die zorgen dat het werk zo optimaal en efficiënt mogelijk verloopt. Ook is er voldoende oog voor de individuele medewerker. 

Wij merken ook op dat de bestuurder Sité extern goed vertegenwoordigt. Bijvoorbeeld via de Achterhoek Ambassadeurs maar ook in de samenwerking met WoON Twente in de campagne Scheef en Opgaven & Middelen. De ‘Keek op de week’-filmpjes in coronatijd, net als de maandelijkse online bijeenkomst ‘Even Dichtbij’, worden binnen de organisatie zeer gewaardeerd. 

Het overleg tussen de OR en de bestuurder gebeurt op een open en transparante manier. De informatieverschaffing aan de OR en de rest van de organisatie verloopt goed. Ook wordt door de directeur-bestuurder vertrouwelijke informatie gedeeld, dit waarderen wij als OR. De OR laat zich verder regelmatig bijpraten door HRM en de beide managers. De organisatie zelf wordt wekelijks geïnformeerd via het MT-nieuws en de notulen en besluiten die openbaar gepubliceerd worden.