7. Verslag van de Raad van Commissarissen

Voor zijn eigen honorering paste de RvC ook in 2021 de 'Beroepsregel bezoldiging commissarissen' van de VTW toe. Sité verstrekte de Commissarissen geen financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Zie ook de toelichting in de jaarrekening (‘Bezoldiging topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen’).
Wat betreft het vervallen van het btw-ondernemerschap van Commissarissen besloot de RvC de door Sité aan Commissarissen tussen 13 juni 2019 en 6 mei 2021 uitgekeerde btw terug te vragen aan de Belastingdienst en dat de betreffende Commissarissen, indien de Belastingdienst de uitgekeerde btw retourneert, dit bedrag vervolgens terugbetalen aan Sité.

Zowel de voltallige RvC als beide huurderscommissarissen spanden zich in voor het bestendigen van de relatie met bewonersvereniging Siverder. 
Begin 2021 stelden de huurderscommissarissen tevreden vast dat Siverder goed op de hoogte was van relevante ontwikkelingen en in staat was het gesprek hierover te voeren, onder meer door standpunten in te nemen en kritische vragen te stellen. 

De RvC en Siverder keken na de benoeming van de heer Sundaram als huurderscommissaris terug op een geslaagd gezamenlijk wervingstraject (zie onder ‘Werving nieuwe huurderscommissaris’). 
Beide huurderscommissarissen en Siverder spraken halverwege het jaar onder meer over het verloop van reparatieprocessen en de huurverhoging. Wat dit laatste betreft signaleerde de RvC bij Siverder een groeiend besef dat het verhogen van huren nodig is om ook op termijn in passende huisvesting te voorzien. 
Vanwege de inmiddels aangescherpte COVID-19-richtlijnen werd besloten het jaarlijkse overleg tussen de voltallige RvC en het bestuur van Siverder, dat in december gepland stond, te verzetten naar een moment waarop een ‘live’ treffen weer wat makkelijker wordt.

Door het vertrek van de heer Gries werd een van de huurderszetels vacant. De RvC vond het belangrijk deze te bemensen met een ‘verbindingsofficier’ tussen de RvC en bewonersvereniging Siverder met regionale verankering en kennis van de volkshuisvesting, en tegelijkertijd de balans te zoeken met de door de RvC beoogde complementariteit, diversiteit en aansluiting binnen het team RvC en de verantwoordelijkheid als interne toezichthouder bij Sité. 

De commissie belast met het werven van een nieuwe Commissaris bestond uit twee Commissarissen, twee bestuursleden van Siverder en de directeur-bestuurder als adviseur. De commissie besprak het gewenste profiel van de nieuwe Commissaris en besloot met inachtneming van bovenstaande iemand te zoeken met onder meer regionale verbondenheid, die zich goed kan verplaatsen in de positie van de huurders van Sité. De commissie schakelde bureau Colourful People in om de werving en selectie te verzorgen. Dit resulteerde in een aantal goede kandidaten. De commissie kwam tot een unanieme voordracht van de heer Sundaram. Hierop nam de RvC het voorgenomen besluit de heer Sundaram als Commissaris te benoemen. Met inachtneming van de positieve zienswijze van de Aw nam de RvC tenslotte het definitieve benoemingsbesluit.

In drie formele vergaderingen gaf de Auditcommissie de RvC een positief advies inzake zijn besluitvorming over jaarstukken 2020, Begroting 2022, de herijking van de volmacht voor het WSW, de opdrachtverstrekking aan accountant BDO voor boekjaar 2021, het handhaven dan wel aanpassen van de statuten en interne reglementen, het toepassen van de Governancecode, het einde van het btw-ondernemerschap voor Commissarissen en de relevantie van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen voor de statuten van Sité.  

De Auditcommissie hield ook het traject rond de leningruil met Vestia nauwgezet in de gaten. Verder besprak de Auditcommissie onder meer het accountantsverslag 2020, de managementletter van BDO op basis van haar interim-controle 2021, de Meerjarenverkenning 2023 – 2031, de in het hoofdstuk ‘Samen werken’ genoemde oordeelsbrieven van het WSW over het risicoprofiel (2020) en borging, de Controle- & Auditplanning 2021, enkele verdiepende vragen over de managementrapportage 1e tertiaal 2021 en de toepasbaarheid van het investeringsstatuut bij minder standaard vastgoedontwikkelingsprojecten. 
De Auditcommissie was ook aanwezig bij een sessie waarin het MT onder leiding van Victor Burger van Finance Ideas van gedachten wisselde over de gewenste financiële polsstok van Sité. 

De Auditcommissie was tevreden over de door de organisatie geleverde prestaties en stukken. Dit geldt ook voor het externe oordeel over Sité. Hierbij constateerde zij net als de organisatie dat het externe oordeel steeds gedetailleerder wordt, maar zag zij tevens dat het externe toezicht zich meer uitspreekt over de impact van het rijksbeleid op de maatschappelijke opgave van Sité.

De RvC beschikte over de stukken van de Auditcommissie en werd in zijn vergaderingen door de Auditcommissie gewezen op de voor de RvC relevante punten. 
Om praktische redenen staat de bespreking van het Treasuryjaarplan 2022, de jaarlijkse actualisatie van het investeringsstatuut en de oordeelsbrieven van de Aw en het WSW over respectievelijk de rechtmatigheid verslagjaar 2020 en het risicoprofiel (2021), die Sité aan het einde van het jaar ontving, gepland voor begin 2022.

Sité wordt geleid door eenhoofdig bestuur, de directeur-bestuurder. Begin 2021 beoordeelde de Renumeratiecommissie, met input van de overige Commissarissen, het functioneren van de directeur-bestuurder in 2020. Met inachtneming daarvan concludeerde de RvC enorm tevreden te zijn over het functioneren van de directeur-bestuurder in 2020 en is de beloning van de directeur-bestuurder hier op aangepast. In de jaarrekening wordt de bezoldiging van de directeur-bestuurder toegelicht.

De beoordeling van de directeur-bestuurder over 2021 staat gepland voor begin 2022. Eventuele gevolgen hiervan voor de salariëring van de directeur-bestuurder zullen passen binnen de binnen de Wet Normering Topinkomens (semi)publieke sector (WNT). Verder ontving de directeur-bestuurder geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid.

Jaarlijks komen de Ondernemingsraad en een delegatie van de RvC in een informeel overleg bijeen. 
Via een online-sessie in aanwezigheid van de directeur-bestuurder kwamen in 2021 door de Ondernemingsraad en RvC-vertegenwoordiging aangedragen, uiteenlopende onderwerpen aan de orde. Zo spraken zij over het doel van dit overleg, de rol van de RvC en een aantal inhoudelijke onderwerpen die het reguliere werk van de Ondernemingsraadleden raken: complexe overlastsituaties, klachten van huurders en ICT. Uiteraard werd ook stilgestaan bij de wijze waarop Sité in de periode 2020 – 2021 op de COVID-19-maatregelen anticipeerde. Daarbij kwam de eind 2020 gesignaleerde 'energiegap’ bij een deel van de organisatie aan de orde, evenals de verantwoordelijkheid die medewerkers hebben om op basis van hun werkzaamheden zelf te bepalen of ze vanuit huis, kantoor of elders werken.
Daarnaast kwam een aantal thema’s op tafel dat het werk van Sité in brede zin raakt: de investeringscapaciteit van Sité op de langere termijn (Opgaven & Middelen-dossier), de meerwaarde van het zichtbaar zijn in wijken en buurten, de haalbaarheid van ambities en de eisen die dit in kwantitatieve en kwalitatieve zin aan de organisatie stelt, de regionale nieuwbouwopgave en het effect van het tekort aan menskracht en materiaal op vastgoedprijzen.

Wat betreft het functioneren van de directeur-bestuurder uitte de Ondernemingsraad zijn waardering voor de wijze waarop de directeur-bestuurder de organisatie, die volop in beweging is, in goede banen leidt. Ook in deze kwam de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers aan de orde, evenals de ruimte voor maatwerk. De Ondernemingsraad toonde zich ook tevreden over zijn betrokkenheid bij de voor hem relevante besluitvorming door het management. 

De RvC-delegatie was blij met de constructieve en positieve benadering van de Ondernemingsraad en toonde zich terdege bewust te zijn van de uitdagingen waar de medewerkers in coronatijd voor staan. 
De overige Commissarissen zijn zowel mondeling als schriftelijk over het overleg met de Ondernemingsraad geïnformeerd.

Wegens verhindering van de beoogde gespreksleider vond de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC in 2021 zonder externe begeleiding plaats. De RvC en directeur-bestuurder stelden vast over het algemeen positief te zijn over het functioneren van zowel de RvC als collectief als de individuele Commissarissen, de verhouding tussen de RvC en directeur-bestuurder en de informatievoorziening van de directeur-bestuurder. Dit gold ook voor het scholingsprogramma van de Commissarissen en het functioneren van de diverse commissies en delegaties vanuit de RvC. Mede in dat kader werd de oproep gedaan alert te blijven op de onderlinge communicatie. 
Op een aantal onderdelen werden procesafspraken gemaakt.

In 2021 voerde de Aw de zogeheten governance-inspectie uit. Onderdeel daarvan was een gesprek met de voltallige RvC. De RvC bereidde dit op diverse momenten voor en is tevreden over het positieve oordeel van de Aw. 

Aanvullend op de relevante wet- en regelgeving, de statuten van Sité en het Reglement RvC hield de RvC toezicht aan de hand van IJkpunten van toezicht. Deze voorzien in de rol van de RvC als representant van de maatschappij die toezicht houdt op het ontwikkelen en realiseren van de maatschappelijke opgave van Sité.

In de jaarlijkse zelfevaluatie evalueert de RvC toezichtkader en de toepassing ervan. In 2021 stelde de RvC daar bij vast nog steeds te handelen in de geest van de ijkpunten en deze als richtinggevend kader te onderschrijven. Wel constateerde de RvC dat de ijkpunten soms lastig zijn  te doorgronden en dat er sinds het opstellen ervan bij zowel bij Sité als rond het interne toezicht in de sector het nodige is veranderd. De RvC sprak daarom af zich in 2022 op een ander, nieuw toezichtkader te oriënteren. 

Met inachtneming van wet- en regelgeving, het Reglement RvC, IJkpunten van toezicht en -waar aan de orde- het advies van de Auditcommissie toetste de RvC de besluiten van de directeur-bestuurder aan de doelstellingen en uitgangspunten van de meerjarenkoers van Sité, Kadernotitie 2021 en Begroting 2021 en de interne reglementen. 

De RvC beschikte daarnaast over de managementrapportages -voorzien van onderleggers (met onder meer cijfers, kasstromenoverzicht en Winst- & Verliesrekening)- waarmee de managers per tertiaal verantwoording afleggen aan de directeur-bestuurder over het realiseren van de maatschappelijke doelen, de relatie met huurders en stakeholders, de bedrijfsvoering en de financiële positie van Sité. De RvC gebruikte deze rapportages om zich te laten informeren en -in de geest van IJkpunten van toezicht- te toetsen.

Aanvullend hierop stelde de RvC in 2021 een toetsingskader vast om te gebruiken bij zijn besluiten over investeringen van de directeur-bestuurder betreffende vastgoedontwikkelingsprojecten.

Ook in 2021 handelde Sité conform de Governancecode. In lijn met zijn besluitvorming in 2020 week Sité in 2021 af van drie daar in opgenomen -al dan niet verplichtende- bepalingen:

• Artikel 4.7    Contact RvC – belanghebbenden (anders dan Ondernemingsraad en Siverder)
  De Governancecode verplicht tot contact tussen de RvC en belanghebbenden van Sité.
  De RvC heeft zicht op de voornaamste belanghebbenden van Sité en toetst of Sité adequaat omgaat met de input en belangen van belanghebbenden. De directeur-bestuurder houdt de RvC over relevante ontwikkelingen in deze op de hoogte. De RvC herbevestigde het eerder ingenomen standpunt dat het rechtstreekse contact met stakeholders -anders dan de Ondernemingsraad en bewonersvereniging Siverder- vanuit de verschillende verantwoordelijkheden van RvC en organisatie en  de visie op adequaat intern toezicht volledig bij de organisatie belegd moet zijn;
   
• Artikel 5.2    Verbindingenstatuut
  De Governancecode voorziet onder meer in een treasurystatuut, investeringsstatuut, beleggingsstatuut en verbindingenstatuut. Sité beschikte in 2020 over een treasurystatuut en investeringsstatuut. Sité beschikte niet over een separaat beleggingsstatuut omdat zij als uitgangspunt hanteert geen beleggingen te hebben. Dit laatste is geborgd in het Treasurystatuut. Sité kiest er tot nog toe ook bewust voor geen verbindingen aan te gaan en ziet dan ook geen aanleiding om een verbindingsstatuut op te stellen;
   
• Artikel 5.3    Visie RvC op opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid
  De Governancecode verplicht de RvC om, naast de directeur-bestuurder, een visie te hebben op het opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid van Sité.
  De RvC heeft als standpunt dat het initiatief rond opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid ligt bij de directeur-bestuurder en organisatie van Sité.
  De directeur-bestuurder informeert de RvC over relevante afwegingen en ontwikkelingen;
  Overeenkomstig zijn toezichtskader, IJkpunten van toezicht (zie ook hieronder), ziet de RvC er onder meer op toe dat de organisatie zich in deze gedraagt overeenkomstig gangbare normen van integriteit en dat zij transparant is voor interne en externe gebruikers.