6. Onze organisatie

We kunnen onze maatschappelijke opgave alleen realiseren door de inzet van de huur die we ontvangen en onze medewerkers.

De tijd die we gebruikten om bij vacatures goed na te denken over een passende oplossing op de langere termijn, plus de krapte op de arbeidsmarkt zorgden wel voor een aanzienlijke omvang ingeleend personeel. Deze was echter kleiner dan in 2021.

Daarnaast hanteerden we ook in 2022 een aantrekkelijk stagebeleid waarvoor we onder meer gebruik maakten van Stage.nu. Ook wisten we via Breinstein en The New Crew onze organisatie met jonge enthousiaste medewerkers te versterken.

Vitale medewerkers
Gezondheid en vitaliteit zijn belangrijke randvoorwaarden voor het goed functioneren. Met onder meer het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden, het faciliteren van medewerkers die te maken hadden met agressieve huurders en de ruimte om vanuit huis of op kantoor te werken probeerden we een fijn werkklimaat te creëren en -daarmee- ziekteverzuim te voorkomen.

Het effect van de COVID-19-pandemie en langdurig, niet-werk gerelateerd ziekteverzuim was merkbaar. Niettemin bleven we met een ziekteverzuimpercentage van 3,88% over geheel 2022 onder de grens van 4%.

Daarnaast gaven medewerkers in een afstudeeronderzoek gemiddeld ruim een 7 voor hun vitaliteit: de meerderheid voelde zich veerkrachtig, ook versterkt door de vele ontwikkelingsmogelijkheden binnen Sité.

Hoewel we in de Aedes Benchmark 2022 wat betreft onze bedrijfslasten niet meer behoorden tot de beste corporaties, waren we niet ontevreden. De terugval in deze werd voornamelijk veroorzaakt door het -zoals Aedes het formuleerde- ‘vervallen van de ruisfactor nieuwbouw’: met ingang van Aedes Benchmark 2022 was het niet meer mogelijk om de toerekening van personeelslasten aan de nieuwbouw buiten beschouwing te laten. Wanneer dit nog wel mogelijk was geweest waren de bedrijfslasten per VHE ten opzichte van de vorige benchmark met slechts € 56 gestegen.

Ondanks bovenstaande relativering zetten we ook in 2022 instrumenten in om ons werk nog efficiënter te kunnen doen, onze opbrengsten te optimaliseren en onze uitgaven zoveel mogelijk te beperken. De reeds genoemde afkoop van het mutatieonderhoud is daar een voorbeeld van. Maar ook de inzet van digitale tools droeg daar aan bij. Bijvoorbeeld de inspectie-app waarmee we -passend bij onze rol als regisseur- een stuk eenvoudiger de werkzaamheden van onze aannemers kunnen controleren. Of de robot die de plattegronden in ons primaire systeem uploadt. Ook legden we de basis voor een meerjarig traject waarin we het datagedreven werken organisatiebreed uitrollen. Dit draagt uiteindelijk bij aan beter onderbouwde, tijdige en passende keuzes, vergemakkelijkt de informatie-uitwisseling met partners en biedt huurders meer inzicht in hun woning en buurt.

Melding van (vermoedens van) misstanden
Voor medewerkers of externe partijen was het mogelijk het landelijke Meldpunt Integriteit Woningcorporaties in te schakelen. Ook konden medewerkers met behulp van de interne meldregeling melding doen van eventuele vermoedens van misstanden binnen de organisatie of in de relatie met onze huurders, stakeholders of leveranciers. Hierbij is wezenlijk dat Sité alle meldingen serieus behandelt én dat de medewerker die melding doet hier geen negatieve gevolgen van ondervindt. Daarnaast konden medewerkers terecht bij een externe vertrouwenspersoon. Deze meldde over 2021 dat er geen contact met hem is gezocht en dat er geen formele klachten zijn ingediend. Het verslag over 2022 was op het moment van schrijven nog niet beschikbaar. 

Naast deze ‘technische’ handvatten is ook een organisatiecultuur waarin loyale medewerkers hun nek durven uitsteken bij (het vermoeden van) een onrechtmatigheid, essentieel. Op basis van het in 2020 uitgevoerde medewerkerstevredenheidsonderzoek sprak het management af hier blijvend aandacht aan te besteden. Dit gebeurde in 2022 ‘on the job’ maar ook via workshops Gewenste Omgangsvormen waar alle medewerkers en leidinggevenden aan deelnamen. De externe vertrouwenspersoon en bedrijfsarts begeleidden de sessies. Daarin kwam onder meer aan de orde welke kanalen en mogelijkheden er zijn om, als er in de omgang met elkaar dingen gebeuren die niet oké zijn, dit op een veilige manier aanhangig te maken.  

Mede om compliant te zijn deden we ook -in lijn met onze Controle- & Auditplanning- onze jaarlijkse check op de actualiteit van onze statuten en interne reglementen. Dit resulteerde in de aanpassing van het investeringsstatuut, de procuratieregeling en het Reglement voor de Raad van Commissarissen.
In het Verslag van de Raad van Commissarissen (hoofdstuk 9) verantwoorden we ons over de toepassing van de Governancecode Woningcorporaties. De overige onderdelen lichten we hieronder toe. 

Financiën
De gunstige verhouding tussen ons eigen en vreemd vermogen zorgt er al jaren voor dat we een financieel solide corporatie zijn en zodoende flink kunnen investeren in een fijn thuis voor onze huurders. Ook in 2022 voldeden we ruimschoots aan de hiermee gemoeide externe vereisten. En met behulp van het portefeuilleplan en CO2 koersplan die we in 2022 integreerden in onze meerjarenbegroting en het programma Op weg naar een klimaatpositieve toekomst verstevigden we bovendien de basis om komende jaren een gedegen projectenprogramma uit te voeren en in een eerder stadium, op het juiste niveau, cruciale keuzes te maken.  

Tegelijkertijd is de nieuwbouwopgave aanzienlijk. Met name dat vraagt de eerstkomende jaren meer externe financiering dan we afgelopen jaren gewend waren. Dit heeft gevolgen voor onze verhouding vreemd en eigen vermogen en voor de rentelasten die drukken op de operationele kasstromen.

Daarnaast bleek in 2022 eens te meer wat de impact is van de groeiende bemoeienis van het Rijk met de corporatiesector. De verhuurderheffing daalde in 2022 weliswaar en wordt afgeschaft, maar de financiële afdracht aan het Rijk bleef aanzienlijk. Bovendien besloot het Rijk tot maatregelen die komende jaren impact hebben op zowel onze inkomsten als uitgaven. In 2022 effectueerden we de in de Nationale Prestatieafspraken vastgelegde huurmatiging voor de periode 2023 – 2025, de eenmalige huurverlaging naar € 550 voor huurders met de laagste inkomens en het met ingang van 2023 gratis toepassen van isolerende maatregelen. Komend jaar beoordelen we hoe om te gaan met het door het Rijk opgevoerde verduurzamingstempo.

Helder is dat de combinatie van al deze factoren zorgt voor een ander financieel meerjarenperspectief. Mede in het licht van het landelijke Opgaven & Middelen-dossier zagen we in 2021 al dat deze ontwikkeling zich aandiende en besloten we onze financiële polsstok te bepalen en bij onze keuzes meer gebruik te maken van scenario’s. In 2022 zetten we hiertoe de eerste stappen. Tegelijkertijd nam de urgentie in deze alleen maar toe en verwachten we dat 2022 in financiële zin een kantelpunt is geweest.

Extern oordeel
Het oordeel van BDO in zowel haar accountantsverslag over 2021 als managementletter 2022 was zeer positief. BDO oordeelde dan ook dat Sité er zowel qua financiën als bedrijfsvoering goed voor stond.
De oordeelsbrieven van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) gaven evenmin aanleiding tot interventies. 

Tenslotte startten we in 2022 de voorbereiding van het visitatietraject over de periode 2019 - 2022, dat in 2023 plaatsvindt.

Fraude
Binnen ons risicomanagement is er ook veel aandacht voor fraudepreventie. We zijn ons ervan bewust dat we in deze zowel intern als extern risico lopen bij de realisatie van onze opgave en dienstverlening. In 2022 bereidden we een frauderisicoanalyse voor die we begin 2023 uitvoeren. Als daar uit naar voren komt dat er sprake is van risico’s met een hoger dan normaal risico, dan krijgen deze in 2023 extra aandacht.

Externe partijen moeten er op kunnen vertrouwen dat onze organisatie op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doet. Zoals in hoofdstuk 6 onder ‘Integriteit’ is beschreven beschikten we daartoe ook in 2022 over diverse instrumenten. Daarnaast is in al onze (financiële) processen de functiescheiding ingeregeld. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen dan wel toegang heeft tot activa. In deze was ook de actualisatie van onze procuratieregeling in 2022 relevant.  

Andersom zijn we beducht op het risico van mogelijke prijsvorming door leveranciers. Gelet op de hiermee gemoeide bedragen geldt dit vooral voor onze vastgoedpartners. Daartoe spreiden we ons aanbestedingsvolume over onze partners, wisselen we periodiek van leverancier en voorziet ons aanbestedingstraject in een kwalitatieve toets van de partners.

Ondanks al deze beheersingsmaatregelen bestaat het risico dat werkwijzen en procedures -hetzij bewust of onbewust- niet worden toegepast. Om dit zoveel mogelijk te beperken is onze besluitvorming zo transparant mogelijk, beschikken we over een duidelijke governance-structuur en hebben we aandacht voor een open cultuur waarin we elkaar durven aanspreken. Om een ‘override of controls’ te signaleren voeren we bovendien periodiek interne of externe audits uit en beschikken we, zoals onder ‘Integriteit’ is toegelicht, over een externe vertrouwenspersoon waar vermoedens van niet-integer handelen anoniem kunnen worden gemeld.

Sité had in 2022 niet te maken met vermoedens of gevallen van fraude. Daarnaast stellen we met inachtneming van de diverse analyses en getroffen beheersingsmaatregelen -waaronder de toelichting verderop inzake ICT- vast dat de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering in 2022 inzichtelijk waren en op een adequate wijze tot een minimum zijn beperkt.

Doorontwikkeling risicomanagement
Wat betreft het risicomanagement in brede zin constateerden we dat de samenhang tussen de verschillende onderdelen ervan en de richting op strategisch niveau nog beter kan. Accountant BDO gaf ons onder meer mee daarbij aandacht te hebben voor de onderbouwing van de gemaakte keuzen ten aanzien van risicobereidheid en de identificatie van frauderisico’s plus bijbehorende beheersingsmaatregelen.

In 2022 legden we de basis voor een meer integraal risicomanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Dit met als uitgangspunt dat we risico beschouwen als een onzekere gebeurtenis met oorzaken, kans van optreden en effect op doelstellingen. En dat risicomanagement een continu proces is van de wijze waarop Sité omgaat met deze onzekere gebeurtenissen en draait om doelstellingen: zonder doelstellingen zijn er geen risico’s.
Onder externe begeleiding stellen we een ‘routekaart’ op waarmee we komende jaren stapsgewijs toewerken naar het beoogde integrale karakter van ons risicomanagement.  

Actuele risico’s
Ondertussen herdefinieerden en prioriteerden we de actuele risico’s die, als deze manifest worden, het realiseren van onze opgave in het gedrang kúnnen brengen. De voornaamste noemen we hieronder. Niet omdat deze risico’s zich (in die omvang) in 2022 voordeden, maar omdat we deze als latente risico’s zien die we adequaat moeten managen.  

De veelheid van externe factoren zet ons bedrijfsmodel onder druk

De combinatie van een veelheid aan externe factoren heeft een toenemende impact op ons werk. Al jaren is duidelijk dat lokale, provinciale, landelijke of Europese politieke ontwikkelingen verstrekkende gevolgen voor ons hebben. Zowel beleidsmatig (toewijzing aan doelgroepen, prioritering verduurzamingsopgave, et cetera) als financieel (huurbeleid, investeringsopgave en -tempo, et cetera). Met name door het generieke karakter van veel maatregelen hebben we steeds minder keuzevrijheid en wordt het daardoor steeds moeilijker datgene te doen dat goed is voor de huurders in ons werkgebied. Bovendien volgen de maatregelen elkaar in een hoog tempo op en ontbreekt soms ook de samenhang ertussen. Dit maakt het steeds complexer hier op verantwoorde wijze gevolg aan te geven. In dat perspectief past de in hoofdstuk 5 genoemde lobby met een aantal collega-corporaties rond aandacht voor maatwerk in wet- en regelgeving.

Naast de impact van politieke keuzes zijn we afgelopen jaren steeds meer geconfronteerd met ontwikkelingen die ons werk raken maar waar we niet of nauwelijks grip op hebben: de COVID-19-pandemie; de oorlog in Oekraïne met financiële gevolgen voor zowel onze huurders als onszelf en die zorgt voor een extra druk op het huisvesten van vluchtelingen; het dreigende energietekort;  aanscherping van milieuvereisten en het capaciteitstekort bij onze leveranciers en gemeenten.

In de breedte van bovenstaande probeerden we ook in 2022 naar vermogen de rust en het overzicht te bewaren, een goed netwerk te ontwikkelen en ons te baseren op wat wijzelf denken dat nodig is om onze huurders zowel op de korte als lange termijn een fijn thuis te bieden. Dat gold onder meer voor de wijze waarop we gevolg gaven aan de Nationale Prestatieafspraken (zie hieronder) en ons hard maakten voor een reële nieuwbouwopgave (zie hoofdstuk 5).

Onze woningen zijn onbetaalbaar voor huurders

In hoofdstuk 2 staat hoe we in 2022 de betaalbaarheid van onze woningen borgden. We bleven nadrukkelijk een DAEB-corporatie, onze gemiddelde huur bleef ondanks de stijging van de streefhuur onder het landelijk gemiddelde en voor huurders die desondanks in financiële problemen raakten stonden we met maatwerk paraat.
Het totaal aan woonlasten kwam echter steeds onder druk te staan door een factor waar we als corporatie veel minder invloed hebben: de explosieve stijging van de energieprijzen. In hoofdstuk 2 verantwoorden we ons over de wijze waarop we daar, binnen onze mogelijkheden en uitlegbaar richting andere huurders, op anticipeerden.

Op langere termijn ontstaat een mismatch tussen de vraag en aanbod van onze woningen 

Alle uitgaven aan ons vastgoed zijn er op gericht dat onze woningvoorraad ook op de lange termijn courant en toekomstproof is qua omvang, type, prijsstelling en energiezuinigheid. Hiervoor beschikken we over een portefeuilleplan en wensportefeuille die we periodiek actualiseren. Daarin is de focus gericht op het bestaande bezit, met een beperkte nieuwbouwopgave, om te voorkomen dat we onszelf op termijn met leegstand van woningen opzadelen. Al jaren is het lastig deze visie richting onze omgeving overeind te houden omdat vanuit de buitenwacht voortdurend de roep om meer woningen klinkt. Dit werd afgelopen jaren versterkt door de recente toename van woningzoekenden uit de rest van Nederland, de toestroom van vluchtelingen en de behoefte aan arbeidskrachten. 

Ook in 2022 klonk dit geluid, zowel bij de totstandkoming van de Regiodeal en Regionale Woonagenda als de prestatieafspraken met Siverder en gemeenten. Met onze ACo-collega’s zijn we ons bewust van het spanningsveld tussen de korte en lange termijn en bewogen we mee met de gemeentelijke nieuwbouwambities. Dit echter wel op basis van het totaal aan cijfers, waaronder de ontwikkeling van het sterftecijfer. We zorgden dat we onze gegevens op orde hadden. Met het in hoofdstukken 1 en 5 beschreven resultaat wisten we het risico op een kwantitatieve mismatch tussen vraag en aanbod voor ons beheersbaar te houden. Tegelijkertijd zetten we diverse instrumenten in om de doorstroom te bevorderen (zie ook hoofdstuk 1). Daarnaast zien we de laatste jaren dat de kwalitatieve vraag naar onze woningen voortdurend verandert doordat de doelgroepen -en daarmee de vereisten aan onze woningen- wijzigen. Om hier optimaal in te kunnen voorzien zorgen we er van oudsher voor dat onze woningen multi-inzetbaar zijn.  

Onze ICT is onvoldoende op orde

Voor het optimaal realiseren van onze maatschappelijke opgave wordt ICT in de volle breedte -variërend van het genereren van informatie tot het ondersteunen van zowel onze dienstverlening als onze bedrijfsvoering- steeds belangrijker. In 2022 gingen we daartoe verder met het de uitvoering van onze Informatie- & Automatiseringsvisie, waaronder de reeds genoemde livegang van een nieuw klantportaal en inspectie-app en de inrichting van het nieuwe woonruimteverdeelsysteem met onze collega-corporaties.

Naarmate we meer informatie uitwisselen en ontsluiten en gebruik maken van de cloud wordt ook het ‘cyberrisk’ groter. In deze zijn de vereisten rond de Algemene Verordening Gegevensbescherming relevant voor de manier waarop we als organisatie omgaan met persoonsgegevens. Ook de toenemende frequentie van (ransomware)hacks vormt een steeds groter risico, vooral omdat steeds meer blijkt hoeveel impact dit op de bedrijfsvoering kan hebben. Daarom is de toegang tot onze informatie gebaseerd op het need-to-know-principe en trainde we onze organisatie ook in 2022 middels phishing-simulaties. Ook scherpten we de reeds bestaande gedragscode voor onze organisatie betreffende de omgang met persoons- en bedrijfsgegevens aan. Daarnaast voerden we de upgrades direct uit zodra deze beschikbaar waren en lieten we onze netwerk- en beveiligingspartners, aanvullend op hun continue monitoring van eventuele kwetsbaarheden, extra controles uitvoeren op de beveiliging van ons netwerk. Dit gaf geen aanleiding tot aanvullende maatregelen. 

Ook scherpten we de toegang tot Microsoft 365 buiten Sité-devices aan en beperkten we de toegang van buiten de Europese Unie. Veel van deze activiteiten voerden we samen met collega -corporatie ProWonen uit om onze kwetsbaarheid te beperken. Ook lieten we een extra server inrichten waarop backups worden weggeschreven die niet aangetast kunnen worden door ransomware. De uitkomsten van het BIC-assessment dat we in 2022 lieten uitvoeren gebruiken we in 2023 bij de actualisatie van ons informatiebeveiligingsbeleid.

Aanvullend hierop belegden we een speciale sessie met MT en RvC rond ICT/ informatiebeveiliging, waarin we bureau Grant Thornton expliciet vroegen te reflecteren op het beleid en de uitvoering bij Sité, eventuele ‘blinde vlekken’ te benoemen en de vraagstukken te agenderen die relevant zijn voor het interne toezicht op ICT en cybersecurity. De algemene afdronk was dat Sité -zeker gelet op de omvang van de organisatie- haar ICT-zaken qua awareness, techniek en praktische inrichting goed op orde heeft en de afgelopen jaren concreet en zichtbaar stappen zette om zichzelf verder te verbeteren. We namen de suggestie om dit ook op beleidsniveau beter te verankeren mee in het in 2023 te herijken informatiebeveiligingsbeleid.

Het realiseren van onze opgave is onbetaalbaar

De landelijke verwachting over zowel de verduurzamings- als nieuwbouwopgave van corporaties werd in 2022 nog meer manifest door de concretisering in de Nationale Prestatieafspraken. Nog los van de vraag of die richting qua aantallen en tempo reëel is, gaat dit gemoeid met een forse toename van het investeringsvolume. Dit wordt versterkt door de enorme bouwkostenstijgingen van afgelopen periode en de oplopende rente op externe financiering. Om onze woningen betaalbaar te houden kunnen en willen we slechts een beperkt deel van onze investeringen doorberekenen in de huur. In plaats daarvan moeten we aanzienlijk meer externe financiering aantrekken dan afgelopen jaren. Dit heeft effect op onze operationele kasstromen en verhouding tussen het vreemd en eigen vermogen, waardoor we met name qua ICR op de middellange termijn aanlopen tegen de grenzen die de Aw en het WSW stellen. Ook in deze bewaarden we in 2022 de rust. We deden wat wettelijk verplicht was maar bleven verder vooral uitgaan van onze eigen opgave die we bepalen vanuit de driehoek beschikbaarheid-betaalbaarheid-duurzaamheid, financiële polsstok en scenario’s. Mogelijk komen we hierdoor op termijn op het punt dat investeringen niet meer haalbaar zijn en kunnen we niet voldoen aan onze eigen opgave of de vereisten vanuit het Rijk. Om dat te voorkomen is het ook zaak dat we onze inkomsten optimaliseren en uitgaven beheersen. Daarbij passen onze financiële koers en treasurybeleid, die onder meer voorzien in een risicomijdend rentebeleid en het beperken van het kredietrisico door spreiding van transacties bij verschillende financiële instellingen. Ook de verdergaande integrale sturing op -met name- vastgoeduitgaven, plus beperking van ons liquiditeitsrisico droegen bij aan het beheersen van onze uitgaven. Ook de in 2022 neerwaarts bijgestelde kredietfaciliteit bij de Rabobank was relevant vanwege de hiermee gemoeide beperking van kosten en onderpand.

Complexe en (financieel) omvangrijke overeenkomsten lieten we toetsen door een externe fiscaal of juridisch adviseur. Waar mogelijk kochten we prijsstijgingsrisico’s af. Onze organisatie en RvC waren verzekerd tegen aansprakelijkheidsclaims. 

Ook in 2022 was de verkoop van onze woningen niet gericht op kasstromen, maar stuurden we wel op het verder afbouwen van onze portefeuille bedrijfsonroerend goed en verkochten we daarvan twee objecten. Daarnaast slaagden we er in voor ons leegstaande bedrijfsonroerend goed aan de Doetinchemse Tirol met Buurtplein een langdurige huurovereenkomst af te sluiten. Voor het overige wordt verwezen naar ‘Financiën’. 

Onze bijdrage aan de Nationale Prestatieafspraken is ontoereikend

De hierboven toegelichte keuzes qua omgang met -bijvoorbeeld- de Nationale Prestatieafspraken maakten we bewust. Samengevat: we deden in 2022 wat wettelijk verplicht was, houden vast aan onze eigen koers zolang de verdere uitwerking van de Nationale Prestatieafspraken nog niet helder is en maken gebruik van de ruimte die er is om andere onderdelen in een later stadium integraal op te pakken. Daarbij voelen we primair de verantwoordelijkheid voor onze eigen financiële continuïteit. De keuzes die daar op zijn gericht, zijn mogelijk strijdig met hetgeen bij de verdere uitwerking van de Nationale Prestatieafspraken van ons wordt verwacht. Ook bestaat het risico dat we als sector onvoldoende bijdragen aan de realisatie van deze landelijke afspraken. We lopen hier niet op vooruit, blijven ondertussen focussen op wat volgens ons echt nodig is, wachten af hoe heet de soep te zijner tijd wordt gegeten en zorgen dat we optimaal in staat zijn daar adequaat op te anticiperen.