9. Verslag van de Raad van Commissarissen

Conform de statuten en het Reglement RvC bestond de RvC in 2022 uit vijf leden. Zij zijn elk benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen daarna maximaal nog één keer voor vier jaar worden herbenoemd. De RvC kende in 2022 geen personele wijzigingen.  

Waar mogelijk houdt de RvC collectief en collegiaal toezicht. Daarnaast wordt gewerkt met vaste commissies of delegaties. De RvC stelde ook in 2022 vast tevreden te zijn over deze werkwijze.

Voor zijn eigen honorering paste de RvC ook in 2022 de 'Beroepsregel bezoldiging commissarissen' van de VTW toe. Sité verstrekte de Commissarissen geen financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Zie ook de toelichting in de jaarrekening (‘Bezoldiging topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen’). De RvC stelde ook zijn honorering voor 2023 vast. In 2021 besloot de RvC wat betreft het vervallen van het btw-ondernemerschap van Commissarissen de door Sité aan Commissarissen tussen 13 juni 2019 en 6 mei 2021 uitgekeerde btw terug te vragen aan de Belastingdienst en vervolgens aan Sité terug te betalen. Bij een aantal van de Commissarissen voor wie dit van toepassing is, is dit in 2022 overeenkomstig uitgevoerd. Een aantal Commissarissen wacht nog op uitsluitsel van de Belastingdienst.

De RvC kwam in totaal zeven keer bijeen, waarvan vier keer in een reguliere vergadering, één keer in een informeel overleg en op twee studiedagen. Ook sprak de voltallige RvC twee keer met bewonersvereniging Siverder en was hij vertegenwoordigd tijdens de huurdersdag van Sité.

De RvC zette de constructieve samenwerking met het bestuur van bewonersvereniging Siverder voort. Dit gold zowel voor de werving van een nieuwe Commissaris (zie onder ‘Werving huurderscommissaris’) als de twee formele overlegmomenten tussen Siverder en de voltallige RvC plus het contact tussen Siverder en beide huurderscommissarissen. De voornaamste gespreksonderwerpen waren de suggesties van Siverder voor het nieuwe regionale woonruimteverdeelsysteem, energiearmoede onder huurders van Sité, de nieuwbouwopgave van Sité en de positie van Siverder binnen de ‘driehoek’ met Sité en beide gemeenten. De RvC was op alle thema’s blij met de input van Siverder. In het bijzonder was de RvC gecharmeerd van de wijze waarop Siverder meedacht over het regionale woonruimteverdeelsysteem. 

In maart 2023 eindigt de tweede zittingstermijn van mevrouw Hendriksen. Door haar vertrek wordt een van de huurderszetels vacant. De Selectiecommissie, bestaande uit twee Commissarissen en twee bestuursleden van bewonersvereniging Siverder zochten met behulp van bureau Colourful People een geschikte opvolger. Het behoud van de diversiteit binnen de RvC en de expertise op het vlak van het sociaal domein die verdwijnt door het vertrek van mevrouw Hendriksen, plus de rol van de nieuwe Commissaris als ‘verbindingsofficier’ tussen RvC en Siverder, waren een aantal van de overwegingen bij de selectie van de kandidaat. Hierop nam Siverder het voordrachtsbesluit. Met inachtneming daarvan nam de RvC in december het voorgenomen besluit tot benoeming van de Commissaris. Op het moment van schrijven loopt de aanvraag zienswijze bij de Aw. Een definitief benoemingsbesluit door de RvC volgt zodra een positieve zienswijze is ontvangen. Deze wordt begin 2023 verwacht.

De Auditcommissie kwam in drie reguliere vergaderingen en één extra vergadering bijeen. Daarin gaf zij de RvC een positief advies inzake zijn besluitvorming over jaarstukken 2021, Treasuryjaarplan 2022, Begroting 2023, Treasuryjaarplan 2023, de opdrachtverstrekking aan accountant BDO voor boekjaar 2022, het handhaven dan wel aanpassen van de statuten en interne reglementen, het toepassen van de Governancecode, het mandaat voor de directeur-bestuurder bij overschrijding van vastgoedinvesteringen ten gevolge van prijsstijgingen en de volmacht inzake de overeenkomst lastgeving betreffende kredietfaciliteit van Sité bij de Rabobank.
Gelet op het huidige tijdsgewricht waarin Sité en haar huurders verkeren toetste de Auditcommissie daarbij nadrukkelijk op eventuele risico’s. 

De RvC is werkgever van de directeur-bestuurder. Begin 2022 beoordeelde de Remuneratiecommissie haar functioneren in 2021. Hiervoor maakte de Remuneratiecommissie onder meer gebruik van de input van de overige Commissarissen en het positieve oordeel van de Aw naar aanleiding van de governance-inspectie in 2021. De RvC vond dat de directeur-bestuurder in 2021 uitstekend functioneerde en beoordeelde haar functioneren als zeer positief. Dit was mede de opmaat naar het besluit van de RvC de herbenoeming van de directeur-bestuurder -wier eerste termijn eindigde op 31 oktober- in gang te zetten. Naast het oordeel van de RvC werd hiervoor gebruik gemaakt van het oordeel van de Ondernemingsraad, bewonersvereniging Siverder en andere interne en externe feedback op het functioneren van de directeur-bestuurder. 

Met inachtneming van een positieve zienswijze van de Aw besloot de RvC de directeur-bestuurder per 1 november 2022 definitief te benoemen voor een tweede termijn van vier jaar. De Remuneratiecommissie stelde ook uitgangspunten op voor een meer duurzame beloningssystematiek voor directeur-bestuurders bij Sité. Deze voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving en voorzien onder meer in een jaarlijkse toets op en besluit door de RvC over het effectueren van de salarisaanpassing. In het beoordelingsgesprek over 2022, dat aan het einde van het jaar plaatsvond, is bovenstaande toegepast. De jaarrekening bevat een toelichting op de bezoldiging van de directeur-bestuurder. Verder ontving de directeur-bestuurder geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. 

Zoals ieder jaar kwamen de Ondernemingsraad en een delegatie van de RvC in een informeel overleg bijeen. In het inhoudelijke en positieve gesprek was de positie van Sité in een veranderende wereld een belangrijk thema. Aspecten als de bouwopgave van Sité, druk op de woningmarkt, energiearmoede, leefbaarheid in de buurten en wijken waar Sité woningen bezit en de gevolgen van de gespannen arbeidsmarkt voor het vertrek en aantrekken van medewerkers, passeerden hierbij de revue. Ook elementen uit de nieuwe koers, waaronder eigenaarschap en ruimte voor maatwerk richting huurders, kwamen aan de orde. Verder kwam de relatie tussen de Ondernemingsraad en directeur-bestuurder aan de orde en sprak de Ondernemingsraad zich positief uit over het functioneren van de directeur-bestuurder. De RvC-delegatie was blij met de constructieve en positieve benadering van de Ondernemingsraad en was zich terdege bewust van de uitdagingen waar de medewerkers voor staan. De overige Commissarissen zijn over het overleg met de Ondernemingsraad geïnformeerd.

Bureau Het geweten van toezicht begeleidde de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC. Het beeld van zowel de RvC als directeur-bestuurder over het functioneren van de RvC was -unaniem- positief. Ter onderbouwing hiervan werd onder meer de goede diversiteit qua expertise en persoonlijkheid, die bijdraagt aan het goede en brede gesprek tijdens vergaderingen, genoemd. Dit laatste werd versterkt door een nadrukkelijker onderscheid tussen ‘hamerstukken’ en thema’s die daardoor uitvoeriger konden worden besproken. Ook de grote betrokkenheid en positieve insteek van de RvC werden gekoesterd. De RvC stelde ook vast dat de directeur-bestuurder, aanvullend op haar eigen agendering van onderwerpen en adequate reguliere informatievoorziening, goed invulling gaf aan de door de RvC geagendeerde (verdiepings)thema’s, waaronder ICT, duurzaamheid, risicomanagement en portefeuillestrategie. Verder oordeelde de RvC ook dit keer dat zowel zijn collectief optreden als het werken met de diverse commissies of delegaties goed functioneerde. Blijvende aandacht voor de leefwereld van huurders, het inspireren van de directeur-bestuurder en de onderlinge communicatie waren aandachtspunten voor komende periode.

Adequaat intern toezicht vereist blijvende aandacht voor de deskundigheid van de RvC als collectief en dat van de individuele Commissarissen. De RvC nam zijn beoogde evenwicht en diversiteit binnen de RvC mee bij het werven van een nieuwe huurderscommissaris, maar ook bij zijn eigen doorontwikkeling. Wat betreft dit laatste achtte de RvC het, zeker gelet op de actualiteit en de impact van cybersecurity, opportuun nader stil te staan bij het ICT-beleid van Sité en de wijze waarop zij met cybersecurity omgaat. En om vervolgens te kunnen vaststellen hoe het staat met het eigen toezicht daarop. In deze keek de RvC tevreden terug op zijn studiedag met het MT waarin ICT centraal stond. De organisatie van Sité en de partner Cyber Risk bij Grant Thornton verzorgden de inhoud van het programma. Naast zijn -zoals in hoofdstuk 6 nader toegelichte- algemeen positieve reflectie op de wijze waarop de organisatie haar ICT-portefeuille op orde heeft en de aandachtspunten voor de toekomst, constateerde de partner van Grant Thornton dat de RvC beschikte over de benodigde kennis en betrokkenheid en op het juiste niveau vragen stelde. Tijdens de studiedag werd de RvC ook uitgebreid geïnformeerd over de herijkte visie van Sité op haar opgave in de gemeente Bronckhorst. Aansluitend maakte de RvC een fietstour langs een aantal vastgoedontwikkelingsprojecten in deze gemeente.

Relevante wet- en regelgeving, de statuten van Sité en het Reglement RvC vormen met het toezichtkader van de RvC (IJkpunten van toezicht) het kader waarmee de RvC zijn interne toezicht uitoefent. Het toezichtkader voorziet in de rol van de RvC als representant van de maatschappij die toezicht houdt op het ontwikkelen en realiseren van de maatschappelijke opgave van Sité. De RvC stelde vast bovenstaande nog steeds te onderschrijven, maar legde -conform afspraak tijdens zijn zelfevaluatie in 2021- afgelopen jaar de basis voor een meer eigentijds toezichtkader. Dit gebeurde onder begeleiding van bureau Het geweten van toezicht. Vaststelling vindt plaats in 2023.

Ook in 2022 handelde Sité conform de Governancecode. Ter toelichting hierop gold: 

• Artikel 4.7 Contact RvC – belanghebbenden (anders dan Ondernemingsraad en Siverder)
  De Governancecode verplicht tot contact tussen de RvC en belanghebbenden van Sité. De RvC is zich bewust van het feit dat Sité zich middenin het maatschappelijk speelveld begeeft en dat samenwerking met partners verweven is in de gehele organisatie. De RvC heeft zicht op de voornaamste belanghebbenden van Sité en toetst of Sité adequaat omgaat met hun input en belangen. De directeur-bestuurder houdt de RvC over relevante ontwikkelingen in deze op de hoogte. In 2022 herbevestigde de RvC zijn eerder ingenomen standpunt dat het rechtstreekse contact met partners -anders dan de Ondernemingsraad en bewonersvereniging Siverder- vanuit de verschillende verantwoordelijkheden van RvC en organisatie en de visie op adequaat intern toezicht volledig bij de organisatie belegd moet zijn, mede om de scherpte te behouden in de verschillende rollen en verantwoordelijkheden; 
• Artikel 5.2 Verbindingenstatuut
  De Governancecode voorziet onder meer in een treasurystatuut, investeringsstatuut, beleggingsstatuut en verbindingenstatuut. Sité beschikte in 2022 over een treasurystatuut en investeringsstatuut. Sité beschikte niet over een separaat beleggingsstatuut omdat zij als uitgangspunt hanteert geen beleggingen te hebben, hetgeen in het Treasurystatuut wordt geborgd. Sité kiest er tot nog toe ook bewust voor geen verbindingen aan te gaan en ziet dan ook geen aanleiding om een verbindingsstatuut op te stellen;
• Artikel 5.3 Visie RvC op opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid
  De Governancecode verplicht de RvC om, naast de directeur-bestuurder, een visie te hebben op het opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid van Sité. De RvC heeft als standpunt dat het initiatief rond opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid bij de directeur-bestuurder en organisatie van Sité ligt. De directeur-bestuurder informeert de RvC over relevante afwegingen en ontwikkelingen. Overeenkomstig zijn toezichtkader ziet de RvC er onder meer op toe dat de organisatie zich in deze gedraagt overeenkomstig gangbare integriteitsnormen en dat zij transparant is voor interne en externe gebruikers.  

Zowel beeld- als besluitvormend gaf de RvC invulling aan zijn rol als toezichthouder en adviseur van de directeur-bestuurder. De formele besluitvormende bevoegdheid van de RvC was in 2022 van toepassing bij jaarstukken 2021, Treasuryjaarplan 2022, Begroting 2023, Treasuryjaarplan 2023, het mandaat voor de directeur-bestuurder bij overschrijding van vastgoedinvesteringen ten gevolge van prijsstijgingen en de volmacht inzake de overeenkomst lastgeving betreffende kredietfaciliteit van Sité bij de Rabobank, de actualisatie van zowel het Reglement RvC als investeringsstatuut en de opdrachtverstrekking aan de externe accountant voor boekjaar 2022.

De RvC constateert dat Sité in 2022 het optimale resultaat behaalde wat betreft de realisatie van haar maatschappelijke opgave. De RvC heeft oog voor de uitdagingen waar Sité voor staat en onderschrijft haar ambitie om deze -waar mogelijk- middels vitale coalities het hoofd te bieden. De RvC is zich er ook van bewust dat de maatschappelijke opgave van Sité komende jaren een toename van de externe financiering vereist. Dit betekent iets voor de verhouding van het eigen en vreemd vermogen en de druk op de operationele kasstromen. Aanvullend hierop deelt de RvC de zorg van de organisatie over de houdbaarheid van het huidige bedrijfsmodel van corporaties, die onder druk staat door de externe invloed op de inkomsten en uitgaven, de bemoeienis van het Rijk met het beleid van corporaties en het tempo waarmee het Rijk corporaties acht complexe en ingrijpende investeringen te doen om haar eigen ambities te realiseren. De RvC onderschrijft de verwachting van de directeur-bestuurder dat 2022 -met name in financiële zin- een kantelpunt is geweest. De RvC verwacht dan ook dat de financiële positie van Sité - ondanks haar financieel solide positie- komende jaren nadrukkelijker de aandacht zal krijgen. Juist daarom acht de RvC het van belang dat de organisatie in staat blijft haar huidige rust te bewaren, haar (financiële) keuzes stapsgewijs en in samenhang te maken en binnen die context  het juiste te blijven doen voor haar huurders, die haar bestaansrecht vormen.