9. Verslag van de Raad van Commissarissen

De RvC bestond in 2023 uit vijf leden die elk zijn benoemd voor een periode van vier jaar en daarna maximaal nog één keer voor vier jaar kunnen worden herbenoemd. 
De RvC stelde zijn rooster van aftreden vast en plaatste dit op de website van Sité.

In maart eindigde de tweede en laatste zittingstermijn van mevrouw Hendriksen als Commissaris. Onder begeleiding van bureau Colourful People zocht de RvC samen met bewonersvereniging Siverder naar een nieuwe huurderscommissaris waarmee zowel de diversiteit binnen de RvC als de expertise op sociaal domein is geborgd en die samen met de andere huurderscommissaris fungeert als ‘verbindingsofficier’ tussen RvC en Siverder. Vanwege haar expertise op vlak van het sociaal domein, haar ondernemerschap en voortvarendheid genoot mevrouw Smink de unanieme voorkeur van de RvC en Siverder, op basis waarvan de RvC eind 2022 het voorgenomen benoemingsbesluit nam. De RvC is blij dat hij dit besluit in 2023 met inachtneming van een positieve zienswijze van de Aw kon bekrachtigen en dat mevrouw Smink de RvC is komen versterken.

De tweede en laatste zittingstermijn van de heer Koster eindigt in mei 2024. Voor het werven van zijn opvolger stelde de RvC de Selectiecommissie Commissaris in. Omdat met het vertrek van de heer Koster ook het lidmaatschap van de Auditcommissie vacant wordt startte de RvC eind 2023 de werving van een Commissaris met een financieel profiel. Gelet op het profiel van de twee Commissarissen die in 2025 vertrekken is ook bestuurlijke ervaring een vereiste.
Op het moment van schrijven loopt de wervingsprocedure, gericht op een benoeming in het voorjaar van 2024.

De samenstelling van de RvC was per 31 december 2023:

De RvC hield collectief en collegiaal toezicht en werkte daarnaast met een aantal vaste commissies of delegaties. Dit wordt verderop toegelicht. De heer Sundaram nam het voorzitterschap van de Remuneratiecommissie over van vertrekkend Commissaris mevrouw Hendriksen.

De RvC paste voor zijn eigen honorering ook in 2023 de 'Beroepsregel bezoldiging commissarissen' van de VTW overeenkomstig toe. Sité verstrekte de Commissarissen geen financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Zie ook de toelichting in de jaarrekening (‘Bezoldiging topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen’). De RvC stelde ook zijn honorering voor 2024 vast.

De voltallige RvC nam deel aan vier keer reguliere en drie extra RvC-vergaderingen (waarvan één over het toezichtkader en twee naar aanleiding van het vertrek van de directeur-bestuurder), twee informele studiedagen en het jaarlijkse overleg met het bestuur van Siverder. Daarnaast waren er twee informele overleggen tussen het Siverder-bestuurder en beide huurderscommissarissen. Een delegatie van de RvC was aanwezig bij het jaarlijks informeel overleg met de Ondernemingsraad. De Remuneratiecommissie voerde het beoordelingsgesprek met de directeur-bestuurder. Zowel de Selectiecommissie Directeur-bestuurder als Selectiecommissie Commissaris kwam één keer bijeen en zet haar werkzaamheden in 2024 voort.

De RvC zette de constructieve samenwerking met het bestuur van bewonersvereniging Siverder voort. Dit gold zowel voor de benoeming van de nieuwe huurderscommissaris (zie onder ‘Werving huurderscommissaris), werving van de directeur-bestuurder (zie onder ‘Werving directeur-bestuurder), het informele contact tussen Siverder en de huurdercommissarissen als de vertegenwoordiging van de RvC bij de bij de Algemene Ledenvergadering van Siverder.
De voornaamste gespreksonderwerpen waren de ervaringen van Siverder met het nieuwe regionale woonruimtebemiddelingssysteem, de klachten over  reparatieonderhoud, het vervolg van de beleidsactualisatie rond ZAV’s (door huurder zelf aangebrachte voorzieningen) en de huurverhoging in 2024. De RvC had in deze specifiek aandacht voor de mate waarin de organisatie van Sité aanspreekbaar was op deze punten en het draagvlak onder de achterban van Siverder. In het verlengde daarvan benadrukte de RvC ook het belang dat hij hecht aan een zo groot mogelijke achterban van Siverder en gaf hij Siverder suggesties mee om haar ledenaantal te vergroten en positie te versterken. 

De RvC is werkgever van de directeur-bestuurder. Voor haar beoordelingsgesprek met de directeur-bestuurder maakte de Remuneratiecommissie onder meer gebruik van de input van de overige Commissarissen, die unaniem oordeelden dat het functioneren van de directeur-bestuurder in 2023 uitstekend was. Op basis daarvan paste de RvC de salarisafspraken conform de uitgangspunten uit 2022 toe. De jaarrekening bevat een toelichting op de bezoldiging van de directeur-bestuurder. Verder ontving de directeur-bestuurder geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid.

In het jaarlijkse informele overleg tussen de Ondernemingsraad en een delegatie van de RvC, dat in positieve sfeer verliep, kwamen onder meer de volgende onderwerpen ter sprake: de gespannen arbeidsmarkt (en aantrekkelijkheid van Sité als werkgever), de huisvesting van bijzondere doelgroepen, de optimalisatie van afdeling Vastgoed. Ook gaf de Ondernemingsraad aan tevreden te zijn over het functioneren van de directeur-bestuurder in algemene zin en specifiek de wijze waarop zij invulling geeft aan de relatie met de Ondernemingsraad.

Bureau Het geweten van toezicht begeleidde de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC. Naast de terugblik op afgelopen jaar en de daaruit volgende aandachtspunten stond de betekenis van aanstaande wisselingen binnen de RvC en bestuur centraal. Zie hiervoor respectievelijk ‘Samenstelling RvC’ en ‘Vertrek en werving directeur-bestuurder’.

Wat betreft zijn eigen functioneren was er een gedeeld positief beeld in algemene zin: een goede sfeer, openheid, een goede onderlinge relatie tussen zowel RvC en directeur-bestuurder als de Commissarissen onderling, focus op de juiste thema’s en het gesprek op het gewenste niveau. De goede voorbereiding en ondersteuning door de organisatie in algemene zin en specifiek de thema’s die de directeur-bestuurder via haar bestuurlijke issues op tafel legde droegen daar aan bij. 
De RvC constateerde wel dat zijn gevoel voor de leefwereld van huurders blijvend aandacht vraagt en benadrukte in deze ook het belang dat bewonersvereniging Siverder een zo groot mogelijke groep huurders vertegenwoordigt. Dat, plus de doorontwikkeling van de samenkracht als RvC en het introductieprogramma van nieuwe Commissarissen, zijn komende periode de thema’s om het functioneren van de RvC aan te scherpen.

Adequaat intern toezicht vereist blijvende aandacht voor de deskundigheid van de RvC als collectief en dat van de individuele Commissarissen. De RvC neemt dit standaard mee bij de werving van Commissarissen en in vergaderingen. Zowel het persoonlijke scholingsprogramma als de verdiepingssessies via zijn studiedagen bij Sité dragen daar aan bij. In 2023 lag de focus daarbij op de toekomst van Sité. De RvC en het MT verkenden de toekomstbeelden, zoals deze in hoofdstuk 6 zijn toegelicht, en constateerden dat het goed was op deze manier gezamenlijk ‘de geesten verder op te rekken’ en een beeld te vormen van de richting waar Sité zich op lange termijn naar toe beweegt. Gelet op de aanzienlijke transformatieopgave die Sité wenselijk acht en de politiek-maatschappelijke druk op zowel de verduurzamings- als nieuwbouwopgave, die bovendien is vastgelegd in lokale, regionale en landelijke afspraken, zijn de ambitie en realisatie hiervan al jaren continu een belangrijk thema voor de RvC. In een studiedag stond hij met de MT nadrukkelijk stil bij de actuele inzichten en ambities voor de korte en lange termijn.

Relevante wet- en regelgeving, de statuten van Sité, het Reglement van de Raad van Commissarissen en het Reglement van de Auditcommissie vormen belangrijke kaders voor de uitoefening van het interne toezicht door de RvC. Dat de Commissarissen daarin als het ware de ogen van de maatschappij vormen en dat dit een belangrijke bouwsteen is in de wijze waarop de RvC toezicht houdt, bleef onverminderd van kracht. Wel achtte de RvC het tijd voor een meer eigentijds toezichtkader waarvoor hij samen met de directeur-bestuurder en onder begeleiding van bureau Het geweten van toezicht de basis legde. In lijn met de Governancecode woningcorporaties bevat het nieuwe toezichtkader een gezamenlijke visie van RvC en directeur-bestuurder op besturen en toezicht. Deze vormt een belangrijke onderlegger voor de wijze op de RvC invulling geeft aan zijn rol en is geënt op leidende principes voor het toezicht (wij zetten de dialoog centraal, wij kijken met een kritische blik vanuit oprechte nieuwsgierigheid, wij houden situationeel toezicht en wij kiezen bewust voor diversiteit) en de uitgangspunten voor de relatie tussen RvC en directeur-bestuurder (vertrouwen als basis, no surprise-beginsel als voorwaarde, ruimte voor intuïtie en het ongezegde als vanzelfsprekendheid de voornaamste uitgangspunten). Aanvullend hierop beschikt de RvC over een toetsingskader waarmee het toezicht wordt gestructureerd.
Conform afspraak evalueerde de RvC de werking van het nieuwe toezichtkader aan het einde van het jaar. Geconstateerd werd dat de inhoud ervan nog steeds door allen werd gedragen. Afgesproken werd dat het goed is dit in 2024 ook nadrukkelijk mee te nemen bij de onboarding van de nieuwe directeur-bestuurder en nieuwe Commissaris.

Ook in 2023 handelde Sité conform de Governancecode woningcorporaties. Ter aanvulling gold:  

• Artikel 4.7 Contact RvC – belanghebbenden (anders dan Ondernemingsraad en Siverder).
  De Governancecode verplicht tot contact tussen de RvC en belanghebbenden van Sité. De RvC is zich ervan bewust dat Sité zich middenin het maatschappelijk speelveld begeeft en dat samenwerking met partners verweven is in de gehele organisatie. De RvC heeft zicht op de voornaamste belanghebbenden van Sité en toetst of Sité adequaat omgaat met hun input en belangen. De directeur-bestuurder houdt de RvC over relevante ontwikkelingen in deze op de hoogte. De RvC is van mening dat het rechtstreekse contact met partners -anders dan de Ondernemingsraad en bewonersvereniging Siverder- vanuit de verschillende verantwoordelijkheden van RvC en organisatie en de visie op adequaat intern toezicht volledig bij de organisatie belegd moet zijn, mede om de scherpte te behouden in de verschillende rollen en verantwoordelijkheden;

• Artikel 5.2 Verbindingenstatuut
  De Governancecode voorziet onder meer in een treasurystatuut, investeringsstatuut, beleggingsstatuut en verbindingenstatuut. Sité beschikte in 2023 over een Treasurystatuut en Investeringsstatuut. Sité beschikte niet over een separaat beleggingsstatuut omdat zij als uitgangspunt hanteert geen beleggingen te hebben, hetgeen in het Treasurystatuut wordt geborgd. Sité kiest er tot nog toe ook bewust voor geen verbindingen aan te gaan en ziet dan ook geen aanleiding om een verbindingsstatuut op te stellen;

• Artikel 5.3 Visie RvC op opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid
  De Governancecode verplicht de RvC om, naast de directeur-bestuurder, een visie te hebben op het opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid van Sité. De RvC heeft als standpunt dat het initiatief rond opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid bij de directeur-bestuurder en organisatie van Sité ligt. De directeur-bestuurder informeert de RvC over relevante afwegingen en ontwikkelingen. Overeenkomstig zijn toezichtkader ziet de RvC er onder meer op toe dat de organisatie zich in deze gedraagt overeenkomstig gangbare integriteitsnormen en dat zij transparant is voor interne en externe gebruikers.

Zowel beeld- als besluitvormend gaf de RvC invulling aan zijn rol als toezichthouder, klankbord en adviseur van de directeur-bestuurder. Naast de besluiten die elders genoemd worden stelde de RvC de jaarstukken 2022, zijn nieuwe toezichtkader, de gewijzigde Reglementen van de Raad van Commissarissen en Auditcommissie en de bestuurlijke reactie op het visitatierapport vast. De RvC gaf zijn goedkeuring aan Begroting 2024, Treasuryjaarplan 2024, de investeringsbesluiten voor de nieuwbouw op Keppeloord, De Kwekerij, de Stationslocatie en het V-blok/Ruimzichtlaan. 

Een aantal onderwerpen kwam meerdere keren terug. Zo stond de RvC -gelet op het belang van de transformatieopgave van Sité en haar bijdrage aan lokale, regionale en landelijke afspraken- meerdere keren stil bij de voortgang van de wensportefeuille en volgde hij de voortgang van de diverse nieuwbouw- en renovatieprojecten aan de hand van de managementrapportages en aanvullende informatie van de directeur-bestuurder. Ook de ontwikkeling van de woongemeenschap Hamburgerbroeklaan kwam diverse keren aan de orde. Daarbij ging het zowel om inhoud (waaronder het innovatieve karakter) als het traject met gemeente Doetinchem, het COA en andere partners. Ook op andere momenten was de samenwerking met de partners van Sité onderwerp van gesprek.

Zoals in hoofdstuk 6 is aangegeven was de landelijke berichtgeving over concurrerende activiteiten van een aantal andere corporaties aanleiding om ook kritisch te kijken in hoeverre hier sprake van was bij Sité. Geconstateerd werd dat er noch in het geval van de directeur-bestuurder noch bij de Commissarissen sprake was van concurrerende activiteiten, maar dat de formulering in de interne reglementen van Sité scherper kon. De richtlijnen zoals Aedes en VTW die eind 2023 vastlegden verwerkten we daarom overeenkomstig in het Reglement van de Raad van Commissarissen. Daarnaast is dit expliciet punt van aandacht bij de werving van de nieuwe directeur-bestuurder en Commissaris.

In het najaar kondigde de directeur-bestuurder aan toe te zijn aan een nieuwe uitdaging en Sité in maart 2024 te verlaten. De RvC betreurt dit besluit ten zeerste gelet op de authentieke wijze waarop ze afgelopen jaren haar stempelde drukte op de aanspreekbaarheid van Sité, haar zoeken naar de verbinding met partners in vitale coalities en -in tijden waarin corporaties voor steeds grotere uitdagingen kwamen te staan- haar scherpe oog voor de korte en lange termijn, waarbij altijd de huurder voorop stond. De RvC staat voor de uitdaging een opvolger te vinden die de ingeslagen weg omarmt en vervolgt en Sité daarin verder brengt. De RvC maakte principe-afspraken hoe om te gaan met de waarneming tot de komst van de nieuwe directeur-bestuurder. De RvC stelde de Selectiecommissie Directeur-bestuurder in. Op het moment van schrijven loopt de selectieprocedure, gericht op het benoemingsbesluit in het voorjaar van 2024. 

De RvC constateert dat Sité in 2023 wederom naar vermogen haar maatschappelijke opgave heeft gerealiseerd en is zich bewust van de toenemende complexiteit van factoren die daar op van invloed waren. De RvC heeft dan ook extra waardering voor de mate waarin de organisatie de verbinding met partners bleef maken, tegelijkertijd haar eigen positie en verantwoordelijkheid waarborgde en op diverse onderwerpen het lef liet zien dat nodig is om te doen wat nodig is voor haar huurders.

De RvC is ook bijzonder tevreden over het visitatierapport en de bevindingen van de externe accountant, Aw en WSW die zijn positieve oordeel over de prestaties en het functioneren van Sité bevestigden. De RvC herkent hierin ook nadrukkelijk de inzet en bijdrage van de directeur-bestuurder. Haar vertrek en de complexiteit in de opgave waar Sité voor staat bevestigen ook het belang dat de RvC hecht aan het behoud van visie en het flexibel en sturend vermogen van de organisatie op de korte en lange termijn. Het was voor de RvC dan ook belangrijk dat de toekomst van Sité de rode draad vormde op zijn agenda. Onder meer het in kaart brengen van de toekomstbeelden, de scenario-sturing in de meerjarenbegroting en de andere stappen die Sité in 2023 zette in het toekomstbestendig maken van haar woningvoorraad en organisatie geven de RvC het vertrouwen dat Sité ook met een nieuwe directeur-bestuurder in staat is op verantwoorde wijze het hoofd te bieden van de uitdagingen waar zij voor staat en voor haar huurders te blijven doen wat nodig is.