6. Onze organisatie

We wensen onze huurders een fijn leven toe, maar ook onze medewerkers. In onze koers geven we het al aan, onze medewerkers maken het verschil. Aandacht, betrokkenheid en samenwerking waren dé thema’s van 2024. We hebben een aantal mooie stappen gezet in 2024 om de plannen die in 2023 bedacht zijn ook vorm te geven in de praktijk.

Naast vitale coalities met externe partners is ook de manier waarop we als organisatie intern samenwerken van groot belang. In 2024 hebben we opnieuw gefocust op vastgoedsturing, duurzaamheid, datagedreven werken en sociale vitaliteit. Dankzij de Strategische Personeelsplanning (SPP) hebben we actief ingezet op netwerken, talentontwikkeling en schakelkunst.

Diversiteit blijft een speerpunt binnen onze organisatie en de RvC. We streven naar een inclusieve samenstelling, onder meer op het gebied van geslacht, etniciteit en leeftijdsopbouw. De inspanningen van onze ZZP-recruiter hebben geleid tot de succesvolle instroom van kwalitatief goed personeel, ondanks de krappe arbeidsmarkt. De nieuwe CAO, die begin 2024 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari werd ingevoerd, speelde hierin een belangrijke rol. Aanpassingen in de (primaire) arbeidsvoorwaarden maakten het aantrekkelijker voor talenten uit andere sectoren om bij ons te komen werken. 

De gemiddelde leeftijd van de Sité medewerker is gedaald met de instroom van meer jonge professionals. De uitstroom is in cijfers bijna verdubbeld ten opzichte van 2023, echter waren dit voornamelijk veel collega’s die met (vervroegd) pensioen gingen. Dit heeft er onder andere voor gezorgd dat de interne doorstroming op gang is gekomen. Mede door de inzet van "het goede gesprek" waarin de ontwikkeling van onze medewerkers centraal staat en het creëren van een prettig werkklimaat, hebben medewerkers hun ambities vaker besproken met hun leidinggevenden en HR. Daarnaast hebben we enkele personele regelingen aangepast met extra aandacht voor onze zittende medewerkers om de uitstroom te beperken en de betrokkenheid te verhogen. 

Gezondheid en vitaliteit zijn belangrijke randvoorwaarden voor het goed functioneren van onze medewerkers. In 2024 hebben we nieuwe initiatieven geïntroduceerd, zoals vitaliteitsmetingen (PMO) en workshops gericht op ontspanning, samenwerking en omgaan met stress. Daarnaast hebben we in samenwerking met De Stadskamer elke maand een gezamenlijke lunch met soep georganiseerd en zijn we elk kwartaal blijven wandelen langs ons bezit.

Sinds 1 maart werken we met een nieuwe arbodienstverlener, wat ook heeft geleid tot de introductie van nieuwe vertrouwenspersonen. Zij hebben zich voorgesteld binnen de organisatie en dragen bij aan een veilig en ondersteunend werkklimaat. Vanaf maart 2024 is er één melding binnengekomen bij de externe vertrouwenspersoon, die in behandeling is genomen.
De Ondernemingsraad heeft zich positief uitgesproken over de aandacht die er in 2024 was voor medewerkers. Twee leden van de OR maken zelfs deel uit van de Vitaliteits-werkgroep (Vité), wat de betrokkenheid en interne samenwerking verder versterkt. Het ziekteverzuim is verder gedaald en bleef onder de 4%, wat in lijn is met onze doelstellingen.

Om onze strategische doelstellingen te realiseren hebben we een toekomstbestendige organisatie nodig. Ons personeelsbestand heeft nu de gewenste kennis en expertise en dit willen we graag zo houden. De vastgoedopgave is groot, onze bestaande woningvoorraad moet duurzamer en we hebben ook een wens en een opdracht om onze woningvoorraad uit te breiden. Naast andere nieuwbouwprojecten gaan we investeren in de woongemeenschap Naoberhoek, een initiatief waarin we samen optrekken met het COA. Een toonbeeld van onze volkshuisvestelijke opvatting. We zijn op weg naar een CO₂-neutrale en gasloze woningvoorraad in 2050. Tegelijkertijd willen we onze woningen betaalbaar houden. We zijn een gezonde corporatie met een laag risicoprofiel, we hebben voldoende financieringsruimte. Door te werken met scenario’s waarin we onze opgaven en ambities voor de komende 10 jaar doorrekenen, houden we een vinger aan de pols. Zo weten we of we onze doelen kunnen realiseren en kunnen we waar nodig bijsturen.

Om onze strategische doelstellingen te realiseren, is het essentieel dat we onze organisatie efficiënt aansturen met informatie, beleid en procedures. In 2024 hebben we diverse administratieve processen geoptimaliseerd, waarbij werkstromen automatisch worden gestart na een aanvraag via ons klantportaal "Mijn Sité". Ook kunnen we grote hoeveelheden vastgoeddata nu via importbestanden inlezen in onze bedrijfsadministratie.

Daarnaast maken we gebruik van business intelligence software waarmee verantwoordingsinformatie voor de managementrapportages sneller kan worden verzameld en gepresenteerd.
Deze verbeteringen verminderen de hoeveelheid handmatig werk en dragen bij aan een efficiënte bedrijfsvoering. Ook hebben we enkele processen geoptimaliseerd en (management)informatie-dashboards ontwikkeld op basis van kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren.
Daarnaast hebben we vanuit onze koers, visie en strategie onze beleidsdocumenten en reglementen beschikbaar gesteld in ons Sitéhuis op onze intranetpagina SharePoint zodat deze voor alle medewerkers eenvoudig terug te vinden zijn.

We zijn tevreden met onze score van € 995 per VHE op de beïnvloedbare bedrijfslasten in de Aedes Benchmark. Met deze score zitten wij vrij vooraan in categorie B. Onze beïnvloedbare bedrijfslasten zijn met maar 1,95% (€ 19) gestegen ten opzichte van onze score van vorig jaar. Landelijk was deze stijging gemiddeld 9,70% (€ 90) naar € 1.018. 

Het is van belang dat onze systemen goed beveiligd zijn tegen cyberaanvallen en hackers om onze bedrijfsvoering en dienstverlening te waarborgen. Daarom hebben we continue aandacht voor mogelijke risico’s. Een proactieve benadering van veiligheid en privacy beschermt niet alleen de gegevens van onze huurders, maar draagt ook bij aan een veilige en betrouwbare omgeving.

Om het bewustzijn rondom informatiebeveiliging onder medewerkers te vergroten hebben we in 2024 een awareness platform geïntroduceerd. Hiermee zorgen we ervoor dat medewerkers zich bewust zijn van de veiligheids- en privacy-risico’s. We monitoren het bewustzijn via periodieke phishingtesten waarin een positieve tendens zichtbaar is.

Daarnaast hebben we de organisatie van informatiebeveiliging bij onze belangrijkste onderhoudspartners De Naobers en de Variabele in beeld gebracht. De algemene indruk is dat beide onderhoudspartners serieus omgaan met informatiebeveiliging. Voor zover bekend zijn er geen grote risico’s voor de continuïteit van de dienstverlening en de privacy van onze huurders.

Ook hebben we in 2024 ons informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd. Er is een penetratietest uitgevoerd op ons netwerk en onze Microsoft365 omgeving. Hieruit bleek dat onze beveiliging goed op orde is, al waren er ook enkele aanbevelingen welke inmiddels zijn opgevolgd. Uit de jaarlijkse uitwijktest bleek ook dit keer weer dat onze vitale servers weer snel beschikbaar zijn bij grote verstoringen. Om beter voorbereid te zijn op cyberincidenten hebben we een oefening gedaan met het IT-calamiteitenteam. Tot slot is een elektronisch sluitsysteem geïnstalleerd op alle toegangsdeuren en de serverruimte om toegang door onbevoegden te voorkomen. 

Onder het begrip Vastgoedsturing verstaan wij de optimale afstemming tussen onze (vastgoed)doelen, de benodigde (financiële) middelen en uitvoering (capaciteit en tijd). Voor woningcorporaties is Vastgoedsturing een belangrijk instrument om in samenhang tussen de verschillende niveaus (portefeuille management, assetmanagement en property management) en in een dynamische omgeving (wetgeving, technische mogelijkheden, omgevingsfactoren en politiek) grip te houden op de grote opgaven in het onderhouden, verduurzamen en toevoegen van woningen.
Sinds 2021 werken wij aan verbetering van onze Vastgoedsturing in de vorm van een Strategisch Programma. Vastgoedsturing is onder te verdelen in een aantal bouwstenen (leidraad Aedes). Jaarlijks kiezen wij een aantal onderdelen waarop we onze Vastgoedsturing verder willen professionaliseren.

In 2024 werkten we aan:

• Versterken van het assetmanagement door het aantrekken van een assetmanager als verbinder tussen Strategie en Operatie;
• Inrichten en implementeren van softwarepakket Reaforce (projectmanagementsoftware) voor monitoringsrapportages dat ertoe moet leiden dat afgesproken prestaties worden behaald binnen vastgestelde (financiële) kaders. Deze monitor stelt ons ook in staat eerder bij te sturen mocht daar aanleiding toe zijn;
• Inrichten van softwarepakket Aareon voor het financieel doorrekenen van verschillende scenario’s (rendementen). De implementatie vraagt in 2025 nog verdere aandacht;
• Aanvullen van de Vastgoedcloud met beschikbare vastgoeddata, zodat we snel inzicht hebben in de eigenschappen van ons woningbezit;
• Afronden van de visie op integrale ketensamenwerking binnen vastgoed en opstarten van een partnerselectietraject voor de renovatieopgave;
• Actualiseren van de strategische doelen voor de woningvoorraad in een nieuw portefeuilleplan. Het portefeuilleplan wordt begin 2025 vastgesteld door het MT en de RvC.

Sité werkt met maatschappelijk geld en heeft een maatschappelijke opgave. Het is alleen al daarom van groot belang dat alle (schijn van) belangenverstrengeling en voorkeursbehandeling binnen en door onze organisatie wordt voorkomen. Daarnaast heeft Sité als werkgever de verantwoordelijkheid haar organisatie een veilige werkomgeving te bieden.

Door een cultuur die erop gericht is dat de maatschappelijke bijdrage van Sité op nummer één staat, de beschikking over diverse handvatten om (vermoedens) van integriteitsschendingen te melden en de relatief beperkte omvang van onze organisatie was het management in staat hier dicht bovenop te zitten en te bewaken dat Sité zo eerlijk, transparant en integer mogelijk werkt. De richtlijnen hiervoor zijn vastgelegd in de Governancecode woningcorporaties van Aedes en de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en in de -in 2024- herijkte integriteitscode en onze algemene inkoop- en aannemingsvoorwaarden.      

Door externe advisering bij complexe en omvangrijke opdrachten aan derden in combinatie met ons interne vier- of meer-ogen-principe, hebben we het risico op fraude en belangenverstrengeling tot een minimum beperkt.

Daarnaast voorzagen we onze -in 2024 gewijzigde- statuten en het Reglement van de Raad van Commissarissen in richtlijnen rond belangenverstrengeling bij de directeur-bestuurder en de RvC.

Bij de realisatie van onze opgave en de uitvoering van onze werkzaamheden houden we ons aan relevante wet- en regelgeving. Veranderingen daarin volgen we en implementeren we in onze bedrijfsvoering voor zover nodig. Zo hebben we in 2024 in kaart gebracht wat de mogelijke gevolgen voor ons zullen zijn als de Wet Versterking regie Volkshuisvesting (waarin de Minister de grip van het Rijk op provincies, gemeenten en corporaties probeert te verstevigen) wordt aangenomen. 

Ook implementeerden we de Wet betaalbare huur (waarin het woningwaarderingsstelsel (WWS) uit de sociale huursector als regulering middenhuur verplicht wordt voor woningen tot 186 punten in de vrije huursector) en de wijzigingen in de bepalingen van de WWS-punten die uit deze Wet voortkomen.

De wijzigingen in het BTIV per 1 januari ten aanzien van verkoopregels en grondposities bereidden we in 2023 voor en hebben we conform regelgeving in 2024 toegepast.

De nieuwe berekeningswijze voor de beleidswaarde pasten we toe in onze begroting en we hielden rekening met de nieuwe grenswaarden die Aw en WSW in het afgelopen jaar publiceerden. Op fiscaal gebied hebben we de gevolgen van het gewijzigde BTW Vastgoed besluit voor de vergoeding voor zonnepanelen en servicekosten geïmplementeerd.

Het oordeel van de externe accountant BDO was in zowel haar accountantsverslag over 2023 als in de managementletter 2024 positief. Zo constateerde zij bijvoorbeeld in de managementletter 2024 geen significante tekortkomingen ten aanzien van de interne beheersing. Wel maakte BDO (in de managementletter) een kritische opmerking over het opvolgen van acties uit ons eigen verbeterplan ten aanzien van de onderhoudsprocessen. In het laatste twee maanden van 2024 hebben we actief uitvoering gegeven aan de verbeteracties. BDO oordeelde dat Sité er zowel qua financiën als bedrijfsvoering goed voor staat.  

In januari van 2024 ontving Sité de positieve beoordeling van haar risicoprofiel door het WSW. Het WSW bevestigde dit in zijn jaarlijkse risicobeoordeling tijdens de totstandkoming van deze jaarstukken en kenmerkt Sité als een ‘groene corporatie met een laag risicoprofiel’, waarvan de basis ondanks de wijzigingen in sleutelposities goed op orde is, de beheersing voldoende en de data-informatie goed.  

In het najaar van 2024 ontvingen we van de Aw een positieve oordeelsbrief betreffende de rechtmatigheid over verslagjaar 2023. Deze bevatte geen bijzonderheden en gaf geen aanleiding tot interventies. Tijdens het opstellen van deze jaarstukken stuurde de Aw de Toezichtbrief 2024, die mede op basis van het jaarlijkse gesprek met Sité is opgesteld. In de brief ging de Aw in op de keuzes die Sité nodig acht om haar opgave ook op lange termijn op verantwoorde wijze te realiseren. Ook refereerde de Aw naar het door BDO in haar managementletter 2024 aangekaarte achterblijven van de actualisatie en naleving van de onderhoudsprocessen. Site en de Aw spraken af dat Sité de Aw in het najaar van 2025 informeert over de voortgang. 

Eind 2023 hebben we onze strategische risico’s in kaart gebracht en voor de Top 5 daarvan (Duurzaam verdienmodel, Samenstelling wijken, Beschikbaarheid voldoende gekwalificeerd personeel, Realisatie vastgoedopgave, Betaalbaarheid) een risicokaart opgesteld. Eén keer in de twee jaar actualiseren we deze strategische risico’s en dat doen we in 2025 weer. In het afgelopen jaar zijn we vooral bezig geweest met de beheersing van deze risico’s. 

1. Duurzaam verdienmodel

Binnen het thema “Duurzaam verdienmodel” constateren we dat de lagere realisatiegraad van onze nieuwbouw- en renovatieprojecten de druk op dit risico op korte termijn verlicht. Echter, op de (middel)lange termijn biedt dit vanzelfsprekend geen structurele oplossing.
We treffen maatregelen om de realisatiegraad omhoog te brengen en zorgen er daarbij voor dat we de balans blijven bewaken tussen het vergroten van de realisatiegraad en het borgen van de financiële continuïteit.

Daarvoor hebben we in het begrotingsproces de begrotingshorizon verlengd en werken we met scenario-analyses om de gevoeligheid van beleidsmaatregelen bij besluitvorming in kaart te brengen. Aan het begin van het jaar hebben we een aantal Richtinggevende Uitspraken vastgelegd die ons in staat moeten stellen om keuzes te maken en prioriteiten te stellen in ons beleid op het moment dat dat vanuit een financiële of andere invalshoek wenselijk is. Ontwikkelingen in de actualiteit binnen de sector in het afgelopen jaar hebben geleid tot andere inzichten en behoeften en maken dat mogelijk andere keuzes nodig zijn. Deze maken we in 2025 en vertalen we in een Duurzaam Prestatiemodel dat ons voor de lange termijn helpt bij het maken van verantwoorde keuzes.

Naast de strategische risico’s en de beheersing daarvan, hebben we ook aandacht voor tactische en operationele risico’s. Informatiebeveiliging (eerder in dit hoofdstuk uitgebreid beschreven) is daarbij een vast aandachtsveld, net als het onderwerp fraude. Om op dat laatste onderwerp zowel intern als extern duidelijk te maken wat wel en niet kan, hebben we onze integriteitscode zodanig herijkt dat deze aansluit bij actuele maatschappelijke ontwikkelingen en zowel intern als extern voldoende houvast biedt. 

De analyse op onze frauderisicobeheersing die we in het verleden opstelden, is nog steeds van toepassingen en de maatregelen die we bij die analyse in kaart hebben gebracht voor verschillende frauderisico’s, zijn nog steeds van kracht. In het aankomende jaar actualiseren we deze analyse en daarbij besteden we ook aandacht aan het opstellen van een frauderesponsplan. 

In 2024 was in brede zin binnen de organisatie geen sprake van vermoedens of gevallen van fraude. 

Het afgelopen jaar is het aantal signalen over corporaties die te maken krijgen met (vermoedens) van fraude sterk toegenomen. Voor de Autoriteit woningcorporaties (Aw) was dit aanleiding om een Handreiking integriteit uit te brengen om de sector meer inzicht te geven en bewustzijn te creëren over de risico’s op integriteitsschendingen en fraude en de schadelijkheid daarvan voor individuele corporaties en de sector als geheel. Deze Handreiking is intern besproken en in onze interne audits hebben we een verhoogde mate van aandacht besteed aan dit onderwerp.
Via uitgebreide steekproeven is vastgesteld dat er geen sprake is van het bewust, structureel door onze onderhoudspartners in rekening brengen van werkzaamheden die niet worden uitgevoerd.
Onze interne controle in de processen hebben we verder aangescherpt om ervoor te zorgen dat het risico hierop ook in de toekomst zo klein mogelijk is.

Naast de verbijzonderde interne audits op de uitvoering van het onderhoud die het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden, monitoren we ook doorlopend de inkomensberekeningen en gehanteerde huurbedragen bij woningtoewijzing en de mutaties in de punten die onze woningen krijgen in het kader van het woningwaarderingsstelsel. Dit om te waarborgen dat verhuringen altijd aan de juiste mensen en tegen de juiste huurprijzen plaatsvinden. 

In z’n algemeenheid zijn de operationele risico’s een vast onderdeel van ons procesmanagement. In het afgelopen jaar zijn we gestart om dat meer te versterken in de organisatie. Adequaat procesmanagement is volgens ons van essentieel belang voor het beter in beeld hebben van risico’s en het aantoonbaar in control zijn van de organisatie.
Maar het vormt ook de basis om datagedreven te kunnen werken, levert een bijdrage aan een betere kwaliteit en een efficiëntere manier van werken en is belangrijk voor de overdraagbaarheid van werk en het inwerken van nieuwe medewerkers.

Onze financiële positie is solide en het risico dat dit op korte termijn wijzigt, schatten we in als laag. Onze voorgenomen investeringen zijn volledig borgbaar door het WSW en risico’s die samenhangen met liquide middelen en financiering (zoals marktrisico, valutarisico, renterisico, kredietrisico en liquiditeitsrisico) zijn afgedekt in ons Treasurystatuut en -jaarplan.

Voor de (middel)lange termijn hebben we onze financiële positie als strategisch risico aangemerkt. Welke beheersmaatregelen we daarvoor nemen, is elders in dit jaarverslag beschreven.

Op het gebied van verslaggeving stellen we jaarlijks voor het opstellen van de jaarrekening een aantal position papers op. Daarin zetten we voor onderwerpen (zoals bepaling marktwaarde en beleidswaarde, waardering van projecten en voorziening en de bepaling van de fiscale positie in de jaarrekening) duidelijk en transparant uiteen welke inschattingen zijn gemaakt en hoe deze tot stand zijn gekomen. 

Het governancerisico (voldoende toezicht/ tegenspraak/ checks en balances) beoordelen we evenals voorgaande jaren als relatief laag. Deze inschatting wordt bevestigd door het WSW bij zijn jaarlijkse beoordeling van ons risicoprofiel: onze financiële sturing en beheersing zijn van voldoende kwaliteit en de basis in onze organisatie is goed op orde ondanks de wijzigingen in sleutelposities in het afgelopen jaar, de interne beheersing is voldoende en de data-informatie is goed.

Ons Reglement Financieel Beleid en Beheer, Investeringsstatuut, Treasurystatuut en Procuratieregeling zijn actueel, voldoen aan wet- en regelgeving en vormen de basis voor ons dagelijks handelen. De jaarlijkse toets op vereiste aanpassing leidde tot actualisatie van het Reglement Financieel Beleid en Beheer en het Investeringsstatuut.