7. Onze organisatie

In 2025 hebben we onze organisatiestructuur doorontwikkeld. We zijn gegaan van een structuur met twee managers en vier teamleiders naar drie managers en drie teamleiders. Een belangrijk toetsingskader daarbij was de span of attention en focus: we willen dat leidinggevenden voldoende aandacht en ruimte hebben voor coaching, ontwikkeling en effectieve aansturing, passend bij de omvang en dynamiek van de teams. Ook draagt de doorontwikkeling bij aan de checks and balances. Daarnaast heeft deze wijziging bijgedragen aan meer duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden en zorgt voor een stabiel en toekomstgericht leidinggevend kader. Met deze basis kunnen we de komende periode verder bouwen aan samenwerking, eigenaarschap en continue verbetering.

Onze medewerkers maken iedere dag het verschil voor huurders en woningzoekenden. Daarom investeren we in een organisatie die duidelijkheid biedt, samenwerking stimuleert en een gezonde, veilige werkomgeving ondersteunt. In 2025 hebben we belangrijke stappen gezet in de doorontwikkeling van onze structuur en het leiderschap, zodat we met een stabiel leidinggevend kader kunnen doorbouwen aan een toekomstbestendige organisatie. Een toekomstbestendige organisatie vraagt om wendbaarheid, duidelijke prioritering en een stevige basis op orde. In 2025 bouwden we aan een organisatie die effectief stuurt op resultaten, medewerkers ruimte geeft om zich te ontwikkelen en duurzaam inzetbaar blijft in een krappe arbeidsmarkt.

In een wereld waarin digitale dreigingen steeds geavanceerder worden, is informatiebeveiliging niet alleen een technische noodzaak, maar een randvoorwaarde voor betrouwbare dienstverlening. Het waarborgen van de veiligheid van onze systemen beschermt onze bedrijfsvoering én de privacy van onze huurders. Daarom hanteren we een proactieve benadering: continu alert op risico’s en gericht op het versterken van onze digitale weerbaarheid.

In 2025 lag de nadruk op drie pijlers:

• Bewustzijn van medewerkers
  Via ons awareness platform stimuleerden we ook dit jaar kennis en alertheid bij onze medewerkers op veiligheids- en privacyrisico’s. Dit bewustzijn monitoren we met periodieke phishingtesten. We introduceerden in 2025 een nieuw phishingplatform, waarmee we vaker en met een hogere moeilijkheidsgraad testen uitvoeren. Zo vergrootten we de weerbaarheid van onze medewerkers op gebied van veiligheids- en privacy risico’s;
• Veiligheid in de keten
  Als onderdeel van onze leveranciersbeoordeling hebben we bij onze belangrijkste IT-leveranciers een vragenlijst uitgezet met vragen over de leveranciers getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. De reacties geven ons beter inzicht in de mate waarin onze ketenpartners informatiebeveiliging op orde hebben en waar aanvullende afspraken nodig zijn;
• Continuïteit en incidentvoorbereiding
  Uit de jaarlijkse uitwijktest bleek opnieuw dat onze vitale servers snel weer beschikbaar zijn bij grote verstoringen. In 2025 is ons IT-continuïteitsplan verder aangescherpt, onder andere door het vaststellen van maximale reactietijden bij detectie van cyberdreigingen. Daarmee zijn we nog beter voorbereid op mogelijke cyberincidenten.

In 2025 is de informatievoorziening verder versterkt om de strategische doelstellingen te ondersteunen. Sinds 2025 werkt Sité volgens de geactualiseerde Digitaliseringsvisie 2024–2028. Deze beschrijft hoe we stapsgewijs onze informatievoorziening verbeteren, onder andere door gegevensuitwisseling met ketenpartners te optimaliseren. Dat draagt bij aan transparantie en een soepele samenwerking. Daarnaast zijn informatiestromen en systeemkoppelingen verder geoptimaliseerd, wat heeft geleid tot betere datakwaliteit en betrouwbaardere stuurinformatie. Ook zijn in 2025 de mogelijkheden van generatieve AI verkend om de informatievoorziening toekomstbestendig te maken.

Procesmanagement vormt een belangrijke pijler binnen onze organisatieontwikkeling en digitaliseringsslag. In 2025 heeft Sité een doorstart gemaakt met procesmanagement als onderdeel van de digitaliseringsvisie 2024–2028.
Dit heeft geleid tot concrete resultaten die bijdragen aan meer integraliteit, efficiëntie en duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden.

In 2025 zijn de volgende resultaten behaald:

• een Sité-breed handboek procesmanagement, met eenduidige richtlijnen voor procesgericht werken;
• opgeleverde procesbeschrijvingen voor de keten planmatig onderhoud (inclusief de meerjaren onderhoudsbegroting), vastgoedontwikkeling en incasso;
• geprioriteerde verbeterpunten per proces, overgedragen aan de betreffende proceseigenaren;
• de inrichting van proces- en ketenoverleggen ter ondersteuning van integraal werken;
• uitvoering van een volwassenheidsscan, die inzicht geeft in het huidige en gewenste niveau van procesgericht werken en richting geeft aan vervolgstappen in 2026.

Datagedreven werken was ook in 2025 een belangrijk strategisch thema. Het stelt ons in staat om sneller en beter onderbouwd bij te sturen op onze opgaven, met betrouwbare data over huurders, ons bezit en onze processen.

In 2025 zijn:

• aanvullende prestatie-indicatoren en procesdashboards ontwikkeld, o.a. voor planmatig onderhoud;
• de toegang tot gegevensmodellen verbeterd, zodat we sneller stuurinformatie kunnen ontwikkelen, onder meer voor nieuwbouw en incasso;
• het gebruik van stuurinformatie verder geprofessionaliseerd.

Naast het bestaande (management)informatiedashboard, beschikken we nu over strategische stuurinformatie, waarin de belangrijkste kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren maandelijks en tweemaandelijks worden gerapporteerd. Deze rapportages geven inzicht in onder meer verhuurcijfers, huurachterstanden, energielabels en prognoses voor de nieuwbouw‑ en onderhoudsopgave.
Ter ondersteuning van de dagelijkse sturing zijn daarnaast diverse operationele dashboards ontwikkeld, waaronder voor vastgoedrapportage, energielabels, het tweehurenbeleid en toewijzingen.

Sité is bereid om op gecontroleerde wijze risico’s te nemen. We testen nieuwe concepten via pilots voordat we deze breder implementeren. Ook scherpten we in 2025 de risicoparagrafen bij onze vastgoedinvesteringsprojecten aan: de risicoparagraaf krijgt meer aandacht en risico’s met de hoogste combinatie van kans en impact worden uitgebreider geanalyseerd en voorzien van concrete beheersmaatregelen.

Om financiële schokken op te vangen, hanteren we een extra buffer op de ICR: we sturen op 0,2 boven de ondergrens van 1,4 die het externe toezicht hanteert. De discussie rondom de plannen voor de huurbevriezing in 2025 liet zien dat deze buffer werkt zoals bedoeld.

Met ons jaarlijkse interne controle- en auditplan toetsen we of onze processen voldoen aan wet- en regelgeving, interne afspraken en kwaliteitsnormen. In 2025 voerden we diverse controles uit, verspreid over het jaar. We controleerden onder meer:

• inkomensberekeningen bij verhuurmutaties en de juiste autorisaties van afwijkingen van streefhuren;
• actualiteit van statuten en reglementen;
• declaraties van de directeur-bestuurder;
• verkoopprocessen om te beoordelen of woningen conform formele eisen zijn verkocht.

Binnen onderhoud lag de nadruk op controle van prestatielevering. Op advies van onze nieuwe accountant (Deloitte) is hiervoor een oorzakenanalyse uitgevoerd. Deze richtte zich op situaties waarin werkzaamheden niet in één keer volgens opdracht waren uitgevoerd. De bevindingen helpen ons bij verdere procesverbetering.

Op gebied van informatiebeveiliging werken we vanuit een PDCA-cyclus waarbij periodieke controles en audits uitgevoerd worden. In 2025 zijn de volgende audits en controles uitgevoerd:

• fysieke beveiligingsmaatregelen en werkplekken;
• logging van informatieverwerking;
• versleuteling van gegevens (o.a.beveiligingscertificaten);
• beveiligingsmaatregelen bij IT-leveranciers;
• maandelijkse controles op autorisatiewijzigingen.

Er kwamen geen acute knelpunten naar voren. Wel hebben we diverse verbeteradviezen gedeeld met proceseigenaren.

Net als in voorgaande jaren werd ons governancerisico door zowel interne als externe toezichthouders als laag beoordeeld.

Sité werkt conform de Governancecode Woningcorporaties. Deze is leidend voor ons integriteitsbeleid, onze rol als aanspreekbare verhuurder en de manier waarop bestuur en RvC hun voorbeeldrol vervullen. De essentie daarvan is vast onderdeel in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. De eind 2024 door Aedes en de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) geactualiseerde Governancecode was een mooie aanleiding om ook als organisatie gezamenlijk expliciet stil te staan bij wat dit van RvC, management en medewerkers vraagt. Daarbij werd de organisatie ook opgeroepen om in de dagelijkse praktijk het gesprek hierover te voeren. Zie ook hoofdstuk 11 Verslag van de Raad van Commissarissen.

De nieuwe organisatiestructuur die in 2025 vorm kreeg en de daarmee gepaard gaande organisatieontwikkeling die we in 2026 voortzetten, versterkt onze checks and balances, rolzuiverheid en tegenkracht.

Integriteit is voor Sité een basisvoorwaarde: we werken met maatschappelijk geld en dragen een publieke verantwoordelijkheid. Daarom voorkomen we actief, samen met onze partners, alle (schijn van) belangenverstrengeling, ongewenst gedrag en voorkeursbehandeling. Dat geldt zowel intern als in de relatie met onze huurders, stakeholders en andere partners. Daartoe beschikken we over handvatten, een passende cultuur en de mogelijkheid om melding te doen bij een (vermoeden van) integriteitsschending.

De inhoudelijke uitgangspunten en procedures die zijn vastgelegd in de hierboven genoemde stukken gaan uit van een cultuur waarin we rekenschap geven aan de waarden uit onze meerjarenkoers Sité 2022-2026. Onze cultuur kenmerkt zich door:

• openheid en aanspreekbaarheid;
• respectvolle omgang met elkaar en het respecteren van elkaars grenzen;
• voorbeeldgedrag van management en RvC;
• ruimte voor feedback en het bespreken van dilemma’s;
• nauwe betrokkenheid van leidinggevenden bij signalen van mogelijke integriteitsvraagstukken.

Soft controls
In het kader van soft controls ligt de nadruk op voorbeeldgedrag, aanspreekbaarheid en een lerende houding: medewerkers worden gestimuleerd elkaar aan te spreken bij onduidelijkheden of verschillen van inzicht, en signalen worden besproken met het doel te verbeteren. De in 2025 doorgevoerde wijziging in de organisatiestructuur is mede ingericht op het versterken van checks and balances en rolzuiverheid. Daarnaast zijn in 2025 initiatieven gestart die de betrokkenheid en onderlinge verbinding ondersteunen, onder andere rond de werkomgeving (kantoorpand) en vitaliteit. De respons en uitkomsten van het eind 2025 uitgevoerde MBO zijn een indicatie dat medewerkers zich betrokken voelen en de cultuur als veilig en aanspreekbaar ervaren.

Sité houdt zich aan alle relevante wet- en regelgeving en bereidt zich tijdig voor op wijzigingen die impact hebben op onze opgave of processen. In 2025 werkten we onder andere aan:

• implementatie van btw-regels voor gemengde complexen en servicekosten;
• voorbereidingen voor ingroeiende regelgeving, zoals:
  • beleidswaarde in plaats van actuele waarde;
  • modernisering projectsteun;
  • uitfaseren E-, F- en G-labels;
  • borging middenhuur;
  • wet Modernisering Servicekosten;
  • wet Versterking Regie Volkshuisvesting;
• naleving van de Wet DBA (opdrachtrelaties) (ZZP-beleid).

De voorgenomen huurbevriezing kwam niet tot wetgeving, maar vroeg wel om snelle scenario-ontwikkeling. Dit is adequaat opgepakt en bevestigt onze wendbaarheid. Hoe we hier mee omgegaan zijn, is verder beschreven onder de paragraaf ‘Risicomanagement’.

De explicitering van de Woningwet ten aanzien van de huisvesting van asielzoekers door de Aw is aanleiding geweest om onze plannen voor Woongemeenschap Naoberhoek aan te passen. Van de wijzigingen in de beleidsregels van de Aw ten aanzien van de zienswijze geschiktheid en betrouwbaarheid van commissarissen hebben we kennisgenomen. Deze zijn op dit moment voor ons nog niet relevant.

In 2025 ontving Sité wederom positieve beoordelingen van externe toezichthouders.

Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW)

• Sité behoudt de status “groene corporatie met een laag risicoprofíel”;
• Onze portefeuillestrategie is actueel, geeft voldoende inzicht in onze ambitie en ons ingerekende transitieprogramma is financieel haalbaar;
• De borgbaarheidsverklaring 2025 is positief en ook voor 2026 verwachten we dat.

Autoriteit woningcorporaties (Aw)

• In de toezichtbrief 2025 geeft de Aw de risico-inschatting ‘laag’ aan alle onderdelen van het beoordelingskader;
• Er zijn geen interventies opgelegd en ook geen toezichtafspraken gemaakt.

Het oordeel van de Aw over de rechtmatigheid van verslagjaar 2024 bevatte voor geen van de onderdelen (passend toewijzen, huursombenadering, WNT, toets verlicht regime, overcompensatie of naleving specifieke wettelijke bepalingen) bijzonderheden.

Verder was er gedurende het jaar contact met de Aw over haar standpunt Woongemeenschap Naoberhoek, zoals onder ‘Wet- en regelgeving’ toegelicht.

Een onafhankelijke accountantscontrole is van belang om de betrouwbaarheid van onze jaarverslaggeving te borgen. Net als voorgaand jaren hebben wij in 2025 nauw samengewerkt met onze controlerend accountant, die toetste of onze jaarverslaggeving voldoet aan de gestelde eisen, alle verplicht op te nemen onderdelen bevat en geen materiële onjuistheden bevat. De bevindingen uit deze controle helpen ons om onze bedrijfsvoering verder te versterken. In 2025:

• gaf accountant BDO een goedkeurende controleverklaring op de jaarrekening 2024. Uit het accountantsverslag bleek dat onze jaarverslaggeving aan alle vereisten voldeed. Ook onze WNT- verantwoording was volledig in lijn met de geldende regels;
• verliep de overstap van BDO naar Deloitte vanaf boekjaar 2025, vanwege het bereiken van de maximale termijn voor BDO, soepel;
• leverde de eerste interim-controle door Deloitte een positieve managementletter op met daarin verbeterpunten voor verdere professionalisering.