11. Verslag van de Raad van Commissarissen

De diverse rollen van de RvC zijn vastgelegd in de statuten van Sité, het Reglement van de Raad van Commissarissen, het toezichtkader van de RvC en de procuratieregeling van Sité. Het Reglement van de Raad van Commissarissen bevat ook specifieke richtlijnen voor samenstelling, profiel, benoeming, aftreden, (potentieel) tegenstrijdige belangen, vergoedingen, vergaderingen, informatie, continuïteit van de sturing van de organisatie, externe verantwoording, vertrouwelijkheid en het overleg van de RvC met de Ondernemingsraad, huurdersvereniging Siverder en de controlerend accountant.

De invulling van het toezicht is belegd in het toezichtkader, bestaande uit de visie op besturen en toezicht en het toetsingskader van de RvC. De hierin vastgelegde rollen van de RvC en de leidende principes die hij daarvoor hanteert zijn:

• we zetten de dialoog centraal;
• we kijken met een kritische blik vanuit oprechte nieuwsgierigheid;
• we houden contextueel toezicht;
• we kiezen bewust voor diversiteit.

Het toezichtkader bevat ook principes voor de relatie tussen de RvC en het bestuur:

• vertrouwen als basis, met behoud van ieders specifieke verantwoordelijkheid;
• no surprise-beginsel als voorwaarde, uitgaande van wederzijdse openheid en volledigheid in informatievoorziening;
• ruimte voor intuïtie en het ongezegde als vanzelfsprekendheid, waarbij zowel de RvC als directeur-bestuurder zich laat leiden door een moreel kompas dat zich richt op het goede doen.

De RvC constateerde ook in zijn nieuwe samenstelling de hierboven geschetste principes en uitwerking daarvan in de visie op besturen en toezicht te onderschrijven en beperkte de actualisatie ervan tot een tekstuele aanscherping.

De RvC bestond in 2025 uit vijf leden, die elk zijn benoemd voor een periode van vier jaar en daarna maximaal nog één keer voor vier jaar kunnen worden herbenoemd. Bij het wijzigen van zijn samenstelling heeft de RvC altijd oog voor diversiteit qua geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, etnische afkomst en persoonlijkheidskenmerken en streeft hij ernaar als collectief een zo goed mogelijke afspiegeling van de maatschappij te zijn.

In april eindigde de tweede en laatste zittingstermijn van zowel mevrouw Van Atteveld als de heer De Jaeger, respectievelijk vicevoorzitter RvC/voorzitter Auditcommissie en voorzitter RvC/lid Remuneratiecommissie. Met de hulp van bureau Colourful People en de directeur-bestuurder als adviseur zocht de RvC een nieuwe voorzitter RvC, tevens lid van de Remuneratiecommissie. 

Naast vier reguliere RvC-vergaderingen, een studietweedaagse en een studiedag vond een extra bijeenkomst met de voltallige RvC plaats in verband met de te wijzigen samenstelling van de RvC door het bereiken van de maximale zittingstermijn van de twee hierboven genoemde Commissarissen. Ook de actualiteit rond Woongemeenschap Naoberhoek was aanleiding om in een extra vergadering bijeen te komen. Daarnaast waren alle Commissarissen aanwezig bij zowel het jaarlijkse overleg met het bestuur van huurdersvereniging Siverder en het jaarlijkse overleg met de Ondernemingsraad als het jaarlijkse voortgangsgesprek met de Aw. 

De twee huurderscommissarissen waren in wisselende samenstelling aanwezig bij overleggen met, of bijeenkomsten van, het Siverder-bestuur. Tijdens de Algemene Vergadering van Siverder gaven zij op uitnodiging van Siverder een toelichting op hun rol als huurderscommissaris en de wijze waarop de RvC toezicht houdt op Sité.
In het jaarlijkse overleg tussen de voltallige RvC en het bestuur van Siverder werd op voorstel van Siverder gesproken over de rol van Sité bij WMO-situaties, de functionaliteit van nieuwbouwwoningen van Sité en de betrokkenheid van Siverder bij het besluit tot huurverhoging per 1 juli 2026. Daarnaast werd gesproken over de betrokkenheid van de achterban van Siverder. Tenslotte werd stilgestaan bij een aantal op dat moment recente explosies nabij woningen van Sité.
De RvC heeft waardering voor betrokkenheid van het Siverder-bestuur en de wijze waarop het zich naar vermogen inzet om de belangen van zijn achterban te behartigen en daarbij ook oog heeft voor de positie van Sité.

Voorgaande jaren sprak een vaste delegatie van de RvC jaarlijks met de Ondernemingsraad. Vanwege de wisselingen in de samenstelling van zowel RvC als Ondernemingsraad nam in 2025 de voltallige RvC deel aan dit gesprek. Hierin lag de nadruk op de toenemende problematiek ‘achter de voordeur’ en de afnemende tolerantie onder huurders jegens elkaar en Sité. De RvC vindt de rol die Sité daarin heeft complex en uitdagend, is zich goed bewust van de impact daarvan op haar organisatie en medewerkers en uitte zijn waardering voor de inzet van de betreffende medewerkers.
In het kader van de organisatieontwikkeling tot dan toe en het vervolg op het eind 2024 uitgevoerde medewerkersbetrokkenheidsonderzoek bespraken de RvC en de Ondernemingsraad onder meer het draagvlak onder en betrokkenheid van medewerkers.
De RvC en Ondernemingsraad stonden ook stil bij de relatie tussen de Ondernemingsraad en directeur-bestuurder en de stappen die zij sinds het aantreden van de directeur-bestuurder gezamenlijk zetten. In deze constateerde de RvC dat op de diverse thema’s sprake was van de gewenste wederkerigheid in de samenwerking. Ook was de RvC er mede door dit gesprek van overtuigd dat de benodigde tegenkracht tussen Ondernemingsraad en directeur-bestuurder afdoende is geborgd.
In lijn met de CAO Woondiensten werd de Ondernemingsraad gevraagd om advies ten aanzien van de benoeming van mevrouw Pullen en de heer Leushuis. Bij beide benoemingen gaf de Ondernemingsraad een positief advies.

In wisselende samenstelling bereidde de Auditcommissie in drie vergaderingen onder meer de RvC-besluitvorming over de financiële en governance-onderdelen voor. In dat kader gaf de Auditcommissie de RvC een positief advies wat betreft het vaststellen van de jaarstukken 2024, het verlenen van decharge aan de directeur-bestuurder wat betreft de financiële afwikkeling van 2024 en het goedkeuren van Begroting 2026. Qua governance adviseerde de Auditcommissie positief over het wijzigen van het Reglement van de Raad van Commissarissen, het Reglement van de Auditcommissie, het Reglement Financieel Beleid en Beheer, het Investeringsstatuut en het Treasurystatuut. In relatie tot de rol van de RvC als opdrachtgever voor de controlerend accountant gaf de Auditcommissie een positief advies over de opdrachtbevestiging en het auditplan van Deloitte betreffende boekjaar 2025.

De Remuneratiecommissie geeft namens de RvC primair uitvoering aan diens rol als werkgever van de directeur-bestuurder. De Remuneratiecommissie voerde daartoe voortgangsgesprekken en een formeel beoordelingsgesprek met de directeur-bestuurder en bracht hierover verslag uit aan de voltallige RvC. In algemene zin waren de Remuneratiecommissie en RvC bijzonder positief over de wijze waarop de directeur-bestuurder in haar eerste jaar bij Sité invulling en uitvoering gaf aan haar rol.

De arbeidsovereenkomst met de directeur-bestuurder voorziet in twee manieren waarop haar bezoldiging kan worden verhoogd. De bezoldiging wordt jaarlijks geïndexeerd conform de Regeling Bezoldigingsmaxima Topfunctionarissen Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting, ongeacht het functioneren. Daarnaast ontvangt de directeur-bestuurder een extra brutobedrag bij goed functioneren mits de wettelijke maxima in WNT en Regeling Bezoldigingsmaxima Topfunctionarissen Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting niet overschreden worden.
Overeenkomstig is de jaarlijkse indexering per 1 januari 2025 toegepast. Op basis van het hierboven aangestipte oordeel over haar functioneren is eind 2025 besloten tot uitkering van het brutobedrag in 2025.
Ten aanzien van boekjaar 2024 werd vastgesteld dat de WNT-verantwoording aan de daaraan gestelde eisen voldeed, maar dat het goed was de hiermee gemoeide processen aan te scherpen.

Dit is overeenkomstig in gang gezet en in eerste instantie door de Remuneratiecommissie gevolgd.

De directeur-bestuur ontving geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Haar bezoldiging wordt in de jaarrekening nader verantwoord.

Zoals gebruikelijk was reflectie op de vergadering standaard onderdeel van de reguliere RvC-vergaderingen. Vaste aandachtspunten daarbij waren de toepassing van het toezichtkader, de mate waarin de RvC aandacht had voor het belang van zowel de huurders als Sité en het functioneren van de RvC.
In het najaar stond de RvC onder leiding van Bart de Lange van GovernanceQ meer uitgebreid stil bij zijn functioneren als collectief en dat van de individuele Commissarissen. In een open, onderzoekende en reflecterende setting stonden de samenstelling en onderlinge dynamiek binnen de RvC en de samenwerking tussen RvC en directeur-bestuurder op hun samenwerking hierbij centraal. In algemene zin was het oordeel dat de diverse commissies en delegaties van de RvC naar behoren hadden gefunctioneerd.
De RvC stelde vast dat de diverse wisselingen in het management en RvC in de periode 2024-medio 2025 relatief veel aandacht van de RvC hadden gevraagd. Gedurende die periode was er minder ruimte voor het door zowel RvC als directeur-bestuurder gewenste gesprek over strategische thema’s. De verdiepingsgesprekken over het Duurzaam Prestatiemodel en sectorale solidariteitsbeginsel vanaf medio 2025 waren wat betreft alle betrokkenen dan ook een goede eerste stap richting meer focus van de RvC op de opgave van Sité.
De RvC herijkte de afspraken over het contact van de RvC/Auditcommissie met de controller en de controlerend accountant.
Tenslotte maakte de RvC procesafspraken in het kader van het einde van de eerste zittingstermijn van huurderscommissaris mevrouw Smink in maart 2027, de rol van de RvC bij investeringsbesluiten rond renovatie en de rol van de Auditcommissie bij investeringsbesluiten in vastgoed.

Adequaat intern toezicht vereist blijvende aandacht voor de deskundigheid van de RvC als collectief en dat van de individuele Commissarissen. De RvC neemt dit standaard mee bij zijn overweging tot (her)benoeming van zijn leden, zo ook in 2025 bij de benoeming van mevrouw Pullen en de heer Leushuis voor een eerste zittingstermijn en de benoeming van de heer Sundaram voor een tweede zittingstermijn.
Ook gedurende hun commissariaat bij Sité zorgen de Commissarissen in elk geval via een persoonlijk scholingsprogramma dat hun deskundigheid adequaat is. Aanvullend daarop benutte de RvC in 2025 zijn studietweedaagse en studiedag voor gezamenlijke sessies over het Duurzaam Prestatiemodel (DPM) en het sectorale solidariteitsbeginsel. Conform het streven om dit jaarlijks te doen bezocht de RvC ook diverse vastgoedprojecten.
Tenslotte droeg het introductieprogramma eraan bij dat de nieuwe Commissarissen snel in staat waren hun rol als toezichthouder bij Sité optimaal te vervullen.

De RvC vindt goed, verantwoord en transparant bestuur en het interne toezicht daarop belangrijk en constateert in deze onder meer dat Sité in 2025 de Governancecode Woningcorporaties toepaste. Ter verbijzondering daarvan gold:

Hoofdstuk 6 bevat een toelichting op de wijze waarop Sité zich inspant om (de schijn van) belangenverstrengeling en voorkeursbehandeling te voorkomen en zo eerlijk, transparant en integer mogelijk te werken. In algemene zin is het oordeel dat de organisatie integriteit en soft controls voldoende op orde heeft. Deze onderwerpen hadden tot nog toe echter niet een vaste plek in de vergadercyclus van de RvC. In dat kader gaf de Aw in het voortgangsgesprek met de RvC (zie ook verderop in dit hoofdstuk) aan dat Sité via haar website, jaarstukken en toezichtkader ruim aandacht besteedt aan integriteit, maar dat het wellicht een optie is om integriteit binnen Sité in meer brede zin periodiek met de RvC te bespreken. De RvC en directeur-bestuurder nemen deze aanbeveling ter harte.

Wat betreft zijn eigen integriteit toetst de RvC (potentieel) tegenstrijdig belang inzake de (neven)functies en het vastgoedbezit van zijn leden aan het Reglement van de Raad van Commissarissen. Dat voldoet aan wet- en regelgeving en de door Aedes en de VTW opgestelde ‘Handreiking opnieuw beoordelen van vastgoedbezit’. Dat geldt ook voor de bepalingen met betrekking tot de directeur-bestuurder.

De RvC verleende goedkeuring aan diverse vastgoedinvesteringen. Daarnaast kwamen veel onderwerpen op de RvC-agenda voort uit de begrotings- en verantwoordingscyclus, zijn rol als opdrachtgever van de controlerend accountant en zijn rol als werkgever van de directeur-bestuurder. Andere thema’s kwamen aan de orde via de agendering van bestuurlijke kwesties van de directeur-bestuurder en de managementrapportages.
De RvC reflecteerde hierop, onderschreef de door de directeur-bestuurder gekozen richting, stelde vragen ter toetsing of verheldering en gaf in enkele gevallen -al dan niet desgevraagd- suggesties of adviezen mee ter overweging. Deze werkwijze is al jaren een werkwijze die zich volgens alle betrokkenen goed leent voor het juiste gesprek tussen de RvC en bestuur.

Naast de hierboven toegelichte besluitvorming besloot de RvC achtereenvolgens tot:

• Goedkeuring gewijzigd investeringsbesluit directeur-bestuurder m.b.t. nieuwbouw Asterstraat/Spoorzone Doetinchem;
• Goedkeuring besluit directeur-bestuurder tot verlenging termijn t.b.v. ondertekening overeenkomsten m.b.t. Woongemeenschap Naoberhoek;
• Vaststelling jaarstukken 2024 (met inachtneming toelichting bevindingen door controlerend accountant BDO);
• Verlening decharge aan directeur-bestuurder t.a.v. financiële afwikkeling boekjaar 2024;
• Goedkeuring besluit directeur-bestuurder tot aankoop De Bongerd in Steenderen;
• Vaststelling opdrachtbevestiging en controleplan Deloitte boekjaar 2025;
• Vaststelling gewijzigd Reglement van de Raad van Commissarissen;
• Vaststelling gewijzigd Reglement van de Auditcommissie;
• Goedkeuring gewijzigd Reglement Financieel Beleid en Beheer;
• Goedkeuring gewijzigd Investeringsstatuut;
• Goedkeuring gewijzigd Treasurystatuut;
• Vaststelling geactualiseerde visie op besturen en toezicht;
• Vaststelling jaarplanning RvC 2026;
• Goedkeuring investeringsbesluit nieuwbouw Woongemeenschap Naoberhoek Doetinchem;
• Goedkeuring Begroting 2026;
• Goedkeuring Treasuryjaarplan 2026;
• Vaststelling rooster van aftreden RvC 2026;
• Vaststelling honorering RvC 2026.

Een aantal onderwerpen dat in 2025 -aanvullend op bovenstaande en al dan niet in besluitvormende zin- nadrukkelijk de aandacht had van de RvC, wordt hieronder uitgelicht:

• Huurdersbelangen
  Huurders vormen het bestaansrecht van Sité. De RvC ziet toe op de mate waarin en wijze waarop Sité de belangen van haar (toekomstige) huurders betrekt bij haar keuzes. Daartoe toetste de RvC evenals voorgaande jaren na afloop van iedere vergadering of hij voldoende oog voor de huurdersbelangen had gehad. Het perspectief van huurders kwam in 2025 nadrukkelijk aan de orde bij het gesprek over de omvang van de goedkope woningvoorraad, het voornemen van de coalitiepartijen tot huurbevriezing, het effect van de nieuwe WWS-methodiek op de huurprijzen na renovatie, de vertraging rond de nieuwbouw aan de Asterstraat ten gevolge van bezwaren van een omwonende, het behoud van De Bongerd in Steenderen voor de volkshuisvesting, het maatschappelijke draagvlak voor het Naoberhoek-concept en klantwaarderingscijfers. Net als de directeur-bestuurder zocht de RvC daarbij zoals gebruikelijk steeds naar de juiste balans tussen de belangen van de huidige en toekomstige huurders van Sité.

Een greep uit de andere onderwerpen die de RvC besprak: de door de coalitiepartijen voorgenomen huurbevriezing in 2025 en 2026, de uitgangspunten voor Begroting 2026 e.v., de voortgang rond het wegwerken van E-, F- en G-labels, de toename van het aantal overlastdossiers, toename investeringsvolume nieuwbouw Stationslocatie Doetinchem, lokale prestatieafspraken met gemeente Bronckhorst, gemeente Doetinchem en huurdersvereniging Siverder, de keuze voor de fiscaal adviseur vanaf boekjaar 2025 en het oordeel van de Aw over de rechtmatigheid van verslagjaar 2024.